У будь-якої компанії можуть виникати різні морально-етичні ситуації, коли незрозуміло, яке рішення слід ухвалити й чим керуватися. Для цього й існує кодекс корпоративної етики, або кодекс етики компанії — це «підручник» із вирішення різних етичних дилем.
Навіть у сімейних, дружніх стосунках нам не обійтися без певних правил, які є прийнятними для всіх членів родини, кола друзів. Інакше можуть виникати непорозуміння та конфлікти. Наприклад, у родині може бути заведено попереджати один одного про затримку з роботи або узгоджувати проведення вільного часу окремо. Або не прийнято брати особисті речі без дозволу. В кожній родині, колі друзів можуть бути свої правила. Так само і в компаніях, організаціях.
Олена Кравцова, Chief People Officer у Aimprosoft і викладач Hillel IT School, родповідає про створення кодексу корпоративної етики та його ефективне використання в роботі.
Отже, кодекс корпоративної етики — це сукупність етичних правил, що є прийнятими у певній компанії. Ці правила виступають орієнтирами поведінки в ситуаціях конфлікту інтересів. і загалом регулюють щоденні комунікації на всіх рівнях.
ПРИКЛАД 1
Михайло пішов у відпустку, про що попередив свого керівника й команду. У корпоративному месенджері поставив статус «у відпустці». Але все одно отримав повідомлення від іншого співробітника стосовно питання, яке було не дуже терміновим. Михайла дуже образив той факт, що йому не дають спокійно відпочивати. Тому він просто проігнорував повідомлення.
Уявимо ситуацію, що в компанії не існує кодексу. До HR або керівника Михайла звернувся один зі співробітників, запитання якого залишилося без відповіді. HR вирішив поспілкуватися з Михайлом після відпустки, щоб прояснити ситуацію. У відповідь отримав:
А де написано, що я маю відповідати у відпустці?
Якщо кодекс існує та є певні правила, то стає легше впливати на співробітника. Можна одразу зазначити:
У нашому кодексі існує правило про те, щоб не турбувати один одного в позаробочий час, в тому числі у відпустці. Тому найближчим часом ми нагадаємо про це всім співробітникам. Але також існує правило про те, що ігнорувати повідомлення не є конструктивним. Якщо вже так трапилося, що до тебе хтось звернувся, то слід хоча б коротко відповісти й зорієнтувати, коли ти будеш повноцінно на зв’язку. Будь ласка, врахуй це на наступний раз.
ПРИКЛАД 2
У загальному чаті співробітник висловився нецензурно, що обурило певну частину співробітників. Якщо немає прописаного правила, то складно вирішити, чи він вчинив недоречно — комусь байдуже до нецензурних слів, хтось до них більш чутливий. У кодексі, зокрема, можна зафіксувати обмеження використання подібної лексики в спільних чатах. Тоді на цій підставі можна зробити співробітнику зауваження.
ФЛОУ ЗІ СКЛАДАННЯ КОДЕКСУ
Дуже важливо, щоб до складання кодексу були залучені інші співробітники. Перш за все, це керівництво компанії, які мають бути амбасадорами цього кодексу та прикладами поведінки для всіх співробітників.
Як правило, певні правила поведінки в компанії вже є, слід їх систематизувати й описати. Деякі правила можуть бути запозичені з загальних світових етичних норм.
1️⃣ Опишіть основні розділи, які мають бути в вашому кодексі. Ось приклад стандартної загальної структури:
- Етика загальних комунікацій
- Етика взаємовідносин керівника й підлеглого
- Етика взаємовідносин із клієнтами компанії
- Права й обов’язки співробітників
- Права й обов’язки компанії
- Конфлікти інтересів та їх вирішення
- Механізми ескалації конфлікту
- Мери впливу у ситуаціях порушення кодексу й відповідальність дотримання кодексу
2️⃣ Наповніть розділи змістом — тут може бути декілька варіантів залежно від того, які вхідні дані й особливості корпоративної культури. Можна організувати брейнштормінг-сесії із керівництвом для того, щоб погенерувати ідеї та приклади різних етичних ситуацій, порушення правил тощо. Або запустити спочатку опитування для співробітників з метою зібрати інформацію про те, які вони помічали ситуації та які були конфліктні кейси. Як приклади запитань: «Чи помічав (-ла) ти ситуації, коли виникав конфлікт (у команді, у тебе особисто, з керівником? Як були вирішені такі ситуації?». Усі ці відповіді слід обробити кількісно та якісно, і на основі цього скласти вже оформлені правила. Для складання якісного тексту можна звернутися по допомогу до копірайтера в компанії.
3️⃣ Дайте почитати драфт документа керівництву компанії, корпоративному юристу, із метою внести доповнення.
4️⃣ Зробіть кодекс привабливим — щоб це був не просто текст, а й зображення, фото у корпоративному стилі. Для цього у пригоді стане допомога дизайнерів.
5️⃣ Презентуйте кодекс етики — для цього можна, наприклад, провести практичний ознайомчий мітап та розповісти про те, навіщо кодекс потрібний та як з ним працювати. Зібрати максимум простих і зрозумілих прикладів з робочого життя та розкрити на них дотримання етичних норм.
6️⃣ Додайте кодекс у процес онбордингу — нехай він буде одним з обов’язкових документів, з якими має ознайомитися новачок на початку роботи. Можна доповнити ознайомлення певним тестом самоперевірки.
7️⃣ Популяризуйте кодекс — тобто замало просто написати й показати кодекс один раз. Потрібно зацікавити й замотивувати на його використання — для цього з певною періодичністю (наприклад, раз на квартал) можна проводити різні івенти (тиждень етики, конкурс на найкращий приклад дотримання/недотримання етики тощо).
8️⃣ Перевіряйте дотримання етичним нормам побічно — наприклад, можна додати цей пункт («Чи дотримується співробітник етичних корпоративних норм?») в оцінку 360, якщо така існує в компанії.
9️⃣ Зробіть доступним і прозорим канал інформування про порушення етики та пропозицій про поліпшення кодексу. Надайте корпоративну пошту або інший спосіб комунікації, яким можуть користатися співробітники. Та попіклуйтеся про своєчасну обробку запитів через цей канал.
1️⃣0️⃣ Регулярно оновлюйте документ. Для цього збирайте та фіксуйте кейси, що виникають і не покриваються нормами поточного кодексу, «сірі» зони. Можна оновлювати як у лайв-режимі, так і збирати інформацію та оновлювати раз на рік — це залежить від критичності проблем.
Дотримуючись цих порад, можна мати кодекс, що буде існувати не лише «на папері». І на останок — приклади кодексів декількох компаній.
