У любой компании могут возникать разные морально-этические ситуации, когда непонятно, какое решение следует принять и чем руководствоваться. Для этого и существует кодекс корпоративной этики, или кодекс этики компании — это «учебник» по решению разных нравственных дилемм.
Даже в семейных, дружеских отношениях нам не обойтись без определеённых правил, которые приемлемы для всех членов семьи, круга друзей. В противном случае могут возникать недоразумения и конфликты. Например, в семье может быть принято предупреждать друг друга о задержке с работы или согласовывать проведение свободного времени в отдельности. Или не принято брать личные вещи без разрешения. В каждой семье, кругу друзей могут быть свои правила. Так же и в компаниях, организациях.
Елена Кравцова, Chief People Officer в Aimprosoft и преподаватель Hillel IT School, рассказывает о создании кодекса корпоративной этики и его эффективном использовании в работе.
Следовательно, кодекс корпоративной этики — это совокупность этических правил, принятых в определённой компании. Эти правила выступают ориентирами поведения в ситуациях конфликта интересов. и в целом регулируют ежедневные коммуникации на всех уровнях.
ПРИМЕР 1
Михаил ушёл в отпуск, о чём предупредил своего руководителя и команду. В корпоративном мессенджере поставил статус «в отпуске». Но всё равно получил сообщение от другого сотрудника по вопросу, который был не слишком срочным. Михаила очень оскорбил тот факт, что ему не дают спокойно отдыхать. Потому он просто проигнорировал сообщение.
Представим ситуацию, что в компании не существует кодекса. К HR или руководителю Михаила обратился один из сотрудников, вопрос которого остался без ответа. HR решил пообщаться с Михаилом после отпуска, чтобы прояснить ситуацию. В ответ получил:
А где написано, что я должен отвечать в отпуске?
Если кодекс существует и есть определённые правила, становится легче влиять на сотрудника. Можно сразу отметить:
В нашем кодексе существует правило о том, чтобы не беспокоить друг друга во внерабочее время, в том числе в отпуске. Поэтому в ближайшее время мы напомним об этом всем сотрудникам. Но также существует правило о том, что игнорировать сообщение не конструктивно. Если уж так случилось, что к тебе кто-то обратился, то следует хотя бы кратко ответить и сориентировать, когда ты будешь полноценно на связи. Пожалуйста, учти это на следующий раз.
ПРИМЕР 2
В общем чате сотрудник высказался нецензурно, что возмутило определённую часть сотрудников. Если нет прописанного правила, то сложно решить, поступил ли он неуместно — кому-то безразлично нецензурные слова, кто-то к ним более чувствителен. В кодексе, в частности, можно зафиксировать ограничение использования подобной лексики в общих чатах. Тогда на этом основании можно сделать замечание сотруднику.
ФЛОУ ПО СОСТАВЛЕНИЮ КОДЕКСА
Очень важно, чтобы к составлению кодекса были привлечены другие сотрудники. Прежде всего, это руководство компании, которое должно быть послами этого кодекса и примерами поведения для всех сотрудников.
Как правило, определённые правила поведения у компании уже есть, следует их систематизировать и описать. Некоторые правила могут быть взяты из общих мировых этических норм.
1️⃣ Опишите основные разделы, которые должны быть в вашем кодексе. Вот пример стандартной общей структуры:
- Этика общих коммуникаций
- Этика взаимоотношений руководителя и подчинённого
- Этика взаимоотношений с клиентами компании
- Права и обязанности сотрудников
- Права и обязанности компании
- Конфликты интересов и их разрешение
- Механизмы эскалации конфликта
- Меры влияния в ситуациях нарушения кодекса и ответственность за соблюдение кодекса
2️⃣ Наполните разделы содержанием — здесь может быть несколько вариантов в зависимости от того, каковы входящие данные и особенности корпоративной культуры. Можно организовать брейншторминг-сессии с руководством для того, чтобы погенерировать идеи и примеры различных нравственных ситуаций, нарушения правил и т. д. Или сначала запустить опрос для сотрудников с целью собрать информацию о том, какие они замечали ситуации и какие были конфликтные кейсы. Как примеры вопросов: «Замечал ли ты ситуации, когда возникал конфликт (в команде, у тебя лично, с руководителем? Как были решены такие ситуации?») Все эти ответы следует обработать количественно и качественно, и на основе этого составить уже оформлены правила. Для составления качественного текста можно обратиться за помощью к копирайтеру в компании.
3️⃣ Дайте почитать драфт документа руководству компании, корпоративному юристу с целью внести дополнения.
4️⃣ Сделайте кодекс привлекательным — чтобы это был не просто текст, но и изображения, фото в корпоративном стиле. Для этого пригодится помощь дизайнеров.
5️⃣ Представьте кодекс этики — для этого можно, например, провести практический ознакомительный митап и рассказать о том, зачем кодекс нужен и как с ним работать. Собрать максимум простых и понятных примеров рабочей жизни и раскрыть на них соблюдение этических норм.
6️⃣ Добавьте кодекс в процесс онбординга — пусть он будет одним из обязательных документов, с которыми должен ознакомиться новичок в начале работы. Можно дополнить ознакомление с определённым тестом самопроверки.
7️⃣ Популяризируйте кодекс — то есть мало просто написать и показать кодекс один раз. Нужно заинтересовать и мотивировать его использование — для этого с определённой периодичностью (например, раз в квартал) можно проводить различные инвенты (неделя этики, конкурс на лучший пример соблюдения/несоблюдения этики и т. п.).
8️⃣ Проверяйте соблюдение нравственных норм косвенно — например, можно добавить этот пункт («Соблюдает ли сотрудник этических корпоративных норм?») в оценку 360, если таковая существует в компании.
9️⃣ Сделайте доступным и прозрачным канал информирования о нарушении этики и предложений об улучшении кодекса. Предоставьте корпоративную почту или другой способ коммуникации, которым могут воспользоваться сотрудники. И позаботьтесь о своевременной обработке запросов через этот канал.
1️⃣0️⃣ Регулярно обновляйте документ. Для этого собирайте и фиксируйте кейсы, возникающие и не покрывающиеся нормами текущего кодекса, «серые зоны». Можно обновлять как в лайв-режиме, так и собирать информацию и обновлять раз в год — это зависит от критичности проблем.
Следуя этим советам, можно иметь кодекс, который будет существовать не только на бумаге. И в заключение — примеры кодексов нескольких компаний.
