«Сколько людей, столько мнений», «На вкус и цвет товарища нет», «О вкусах не спорят»... и ещё многие другие поговорки и выражения показывают, что все мы разные, что у каждого свое мнение, эмоции, видение ситуации. И конечно же, в месте, где собираются разные люди, возникают моменты столкновений взглядов, которые и порождают большинство конфликтов. Хотя есть ряд и других причин, которые мы рассмотрим дальше.
Но сначала хотелось бы, чтобы вы ответили себе на вопрос: «А какие могут быть и плюсы незначительных разногласий?».
Так вот: часто разногласия приводят к возможности рассмотреть ситуацию с разных сторон, принять нестандартные, альтернативные и эффективные решения, учитывая несколько мнений разных людей, поставить себя на место другого, поняв его отношение к ситуации.
Так как в даже самой идеальной компании, с четкими сроками сдачи проектов, с самым сплоченным и дружным коллективом, могут возникать конфликты, каким бы терпеливым, понимающим и щедрым ни был заказчик и, какой бы интересный ни был проект. Будь это маленькое недоразумение и разные взгляды или большой «пожар», который не успели «потушить» в начале, как показывает практика, искры конфликта между сотрудниками все равно будут появляться в процессе работы. Не нужно этого пугаться и пытаться сгладить, а лучше быть готовыми к их возникновениям заранее.
В конфликтах важно понимание самих причин возникновения, а уже затем разработка плана по их предотвращению. Кстати — это еще одна из функций и задач проектного менеджера, относится она к навыку «управление конфликтами».
Рекомендуем публикацию по теме
С опытом в должности проектного менеджера приходит и умение не только решать конфликты, но и предугадывать вероятность их возникновение в некоторых ситуациях.
Причины возникновения конфликтов
Давайте рассмотрим, какими же могут быть самые распространенные причины возникновения конфликтов и роль проектного менеджера в каждом:
Расхождение мнений в работе. Эта причина очень актуальна именно для IT компаний. Есть множество способов «написания кода», дизайна, архитектуры проекта и это не означает, что какой-то правильный, а какой-то нет — они просто разные. Именно поэтому ПМу нужно хотя бы поверхностно вникать в каждый из этапов проекта, а также в работу каждого сотрудника, чтобы при возникновении подобных ситуаций можно было четко показать сторонам плюсы и минусы этих разных мнений и вместе прийти к общему решению. Плюсом таких конфликтов является то, что это показатель заинтересованности сторон в лучшем решении проблемы.
Человеческий фактор. Стресс, нагрузка, усталость. Выгорание свойственно сотрудникам IT сферы из-за постоянных дедлайнов, которые забирают силу, скорость и мотивацию. Также у каждого есть своя жизнь вне работы, свой уровень стрессоустойчивости на работе, уровень усталости и выгорания, поэтому здесь важно стать отчасти «психологом», чтобы понимать эмоции, состояние, самочувствие каждого члена команды. Тут следует показать, что проектный менеджер такой же человек, умеющий понять, сочувствовать, поддержать. Осознавая понимание со стороны менеджера, разработчикам самим не захочется его подводить, соответственно, повысится ответственность к работе. При этом эмпатия даст понять, когда пришло время «перезагрузки» (это я про отпуск) для эффективности и продуктивности дальнейшей работы.
Межличностные споры. Несоответствие мировоззрений, принципов, взглядов, в том числе на культурной, религиозной, политической почве. Именно поэтому в IT проводят тим-билдинги, корпоративы, личные общения и встречи. Ведь, когда люди лучше узнают друг-друга вне «офиса», то у них появляются межличностные отношения, общие хобби, увлечения, интересы, что позволит более свободно и комфортно себя чувствовать с людьми, с которыми работаешь. В то же время нужно проконтролировать, чтобы недопонимания и конфликты, которые возникли вне работы, там и решились, сглаживались при посредничестве проектного менеджера.
Слабое управление.Часто возникает, что приходится руководить более опытным и умелым сотрудником. Если нет четких инструкций по работе, каждый будет делать так, как считает нужным, и в итоге это не будет соответствовать общим стандартам и правилам. Такое случается, когда не разделены зоны ответственности в работе (например, между разработчиками или тестировщиками). Проектный менеджер должен наладить систему так, чтобы каждому было понятно кто, где, когда и перед кем репортит по проделанной работе, чтобы каждый понимал свою зону ответственности и чтобы инструкции по работе были четкие и понятные. Это все поможет минимизировать такой вид конфликтов.
Взаимозависимость задач.Трудно, когда твоя работа напрямую зависит от работы другого сотрудника. При этом РМ нужно не только правильно расставить сроки и приоритеты взаимосвязанных задач, но и контролировать, чтобы между этими группами/ отделами/ сотрудниками не было напряженного раздражения из-за выхода за рамки дедлайна или несоответствия качества выполненных работ.
Отсутствие мотивации и вознаграждений. Малооплачиваемая работа, нет поощрений даже моральных, таких как похвала, не говоря уже о финансовых. У сотрудника есть желание расти, а такой возможности не предоставляется в компании или же не поощряется проявленная инициатива. Руководителям компании нужно уметь слушать своих сотрудников, находить общий язык, чтобы они понимали, что они не «пешки» в чьих-то руках, а важная часть механизма.
Отсутствие или некачественность коммуникации часто являются причиной недоразумений, так как неверно понятая информация мешает прийти к понимаю, кто что ожидает. Проектному менеджеру следует своевременно коммуницировать с командой разные стороны ситуации, просить команду аргументировать свое мнение.
Фазы развития конфликта
Чтобы «познакомиться» с конфликтами поближе, РМ должны понимать, что это не сиюминутное столкновение разных взглядов. Это процесс, который имеет свои фазы существования, от которых зависит каким образом он будет решаться:
Предпосылки к возникновению конфликта включает в себя факторы и причины, по которым он может возникнуть
Событие. Конфликт не может появится из ниоткуда: его проявление определяет событие, которое провоцирует его возникновение
Инициация — фаза, когда конфликт уже начался: когда видно, что начинают расходится мнения, возникают словесные разногласия
Дифференциация/столкновение — этап, когда люди начинают высказывать недовольство, несогласие, претензии к другому мнению, событию, действию и тут проявляются причины конфликта
Решение проблемы, если ее не удалось решить на более ранних этапах
Советы по управлению конфликтами
Есть множество техник, методик, практик по разрешению конфликтных ситуаций в коллективе, и большинство из них можно применить к разным видам конфликта на разных этапах.
Давайте обсудим некоторые советы по управлению конфликтами:
Понятное изъяснение требований к работе каждого
Ввести в работу четкий регламент для всей компании
Разработать систему общих ценностей компании
Разбор природы конфликта (часто достаточно просто поговорить со сторонами и спросить, в чем они видят причину)
Четкая организационная иерархия
Создания контакта между сторонами конфликта
Поощрение за самостоятельное разрешение мелких разногласий, проблем
Принять к сведению обе точки зрения оппонентов
Разработка плана действия на случай возникновения конфликта на ранних этапах планирования проекта
Лучше избежать уступки и простого снятия возражений, так как это может только временно сгладить конфликт, но не решит проблему во избежание повторения ситуации
Подавать личный пример ведения переговоров, умения договариваться, аргументировать
То есть можем подытожить, что PM должен быть не только менеджером, руководителем, управляющим, но еще и другом, а иногда и «психологом», чтобы уметь брать под контроль не только краткосрочное сглаживание конфликта и его проработку.
Во избежание повторений конфликта следует решить корень проблемы и предотвратить грядущие деструктивные конфликты. Следует поощрять конструктивные разногласия, которые идут на пользу проекту, работе, коллективу и помогают посмотреть на ситуацию с разных сторон, а также решить задачу более широкомасштабно, выйдя за границы только своих представлений.
Лучшее решение во избежание негатива в коллективе — это создание дружественной атмосферы, хороших уважительных взаимоотношений, проведение личных встреч 1:1 и подчеркивание важности каждого.
