Чому для менеджера проєктів Soft skills не менш важливі, ніж Hard skills

Я багато років працюю у сфері IT, і як PM, я активно приймаю участь в проведенні інтерв’ю різних спеціалістів: як технічних, так і не технічних.

Не так давно в моїй теперішній компанії я проводила співбесіду проєктних менеджерів. Я звернула увагу, що обираючи підходящого співробітника, ми не можемо покладатись лише на професійні знання кандидатів. І, як пишуть у відомій книзі «The No Asshole Rule», в роботі важливі не лише професійні навички, але й особисті, гнучкі якості співробітників.

Для початку давайте розглянемо, що ж таке Soft та Hard skills.

У сучасному світі ІТ спеціалісти володіють навичками, котрі поділяються на дві категорії: Hard skills (професійні, технічні) та Soft skills (особистісні, соціальні, міжкультурні, психологічні).

І, якщо з першими все добре зрозуміло, їх можливо назвати, виділити, охарактеризувати і, навіть виміряти свої успіхи за якимось критеріями, то з іншими все складніше. Важко виявити рівень особистих якостей та міжособистісних відносин, але при цьому вони впливають на роботу, на успішність всього робочого процесу.

Soft skills — це більше про людей, ніж про їх знання. Саме гнучкі навички допомагають адаптувати технічні знання в контексті конкретної ситуації, конкретного проєкту та замовника.

Перш, ніж читати список важливих Soft skills, які я виділила на власному досвіді, поміркуйте, які б ви внесли у ваш особистий список.

Отже, список важливих навичок для ПМ та недоліки їх нестачі:

Комунікабельність / комунікативні навички

Project Manager є зв’язуючою ланкою, містком у спілкуванні всіх учасників проєкту (команди, клієнта, стейкхолдерів).

Цей міст може й палати, й хитатись, але він повинен забезпечити спокій на обох берегах. Команда повинна спокійно виконувати свої завдання, а клієнт — бути задоволеним. Хороший комунікатор зможе довести іншим правильність своєї точки зору, «перекласти» технічну мову розробників клієнту. Не боятись розмовляти з замовником, не приховувати труднощі та ризики, не давати пустих обіцянок, обговорювати, що можливо і що неможливо здійснити з точки зору технічних спеціалістів.

Але це про вміння не тільки спілкуватись, але й чути. Слухаючий проєктний менеджер дізнається більше про клієнта, його вподобання, точки зору, цінності — а в правильному виділенні вимог полягає успіх проєкту.

Прислухаючись до членів команди, проявляючи емпатію, РМ може передбачити та уникнути як конфліктних ситуацій, так і прогалин у роботі співробітників. Розуміння особистих проблем, переживань кожного члена команди також підвищує з їх боку повагу, відданість та бажання «не підвести».

Відсутність даної навички призведе до:

• Непорозумінь між усіма учасниками проєкту

• Клієнт та команда можуть так і не зрозуміти один одного та говорити «різними мовами»

• Недомовленостей з клієнтом, що пізніше переросте в ризики

• Ідеї менеджера не будуть зрозумілими ні в команді, ні клієнту

• Депресії та вигорання членів команди

Лідерство та управління конфліктами

Ця навичка повинна бути в крові у ПМ, адже він приймає рішення, і дуже важливо, щоб колектив був готовий йти за ним.

Він часто бере на себе відповідальність і допомагає вирішити проблему, з якою не впорався б ніхто інший. Фасилітація прийняття групових рішень, щоб команда прийшла до згоди, є одною з провідних якостей лідера.

Члени команди повинні бути настільки впевнені у своєму лідері, щоб розраховувати на те, що він знайде рішення, а вони, в свою чергу підуть за ним. При цьому важливо не лише вести з собою, але й мотивувати людей, адже «бажання діяти» — це відповідальність кожного на шляху до спільного результату. Конфлікти — невід’ємна частина колективу, тобто сукупності різних людей, різних поглядів, різних думок.

Також потрібно розуміти, що вони можуть виникати не лише в команді, а і на рівні керівництва, клієнта. Cаме проєктний менеджер повинен бути вмілим ведучим переговорів, уміти підтримати кожну з сторін, вміти показати опонентам інші точки зору, вміти впевнити у вірності думки іншого.

Відсутність даної навички:

• Команда не буде єдиною та не стане цілісним організмом

• Кожен буде вважати своє рішення вірним та слідувати йому, внаслідок чого важко буде прийти до дійсно правильного рішення

• Члени команди не довірятимуть слабкому лідеру свої страхи, свої помилки, не захочуть обговорити свої рішення

• Тільки людина з лідерськими якостями здатна повести за собою навіть крізь труднощі: допомогти зробити якийсь процес швидше; похвалити; порозумітись, що потрібно наполегливіше попацювати; дати відчуття спокою та впевненості команді

• Команда буде сприймати нові виклики, труднощі, ризики, про які повідомлятиме менеджер, з роздратуванням та обуренням

• Конфлікти можуть «розвалювати» команду зсередини та стати причиною невдалого проєкту в цілому

Командна робота

Це вміння бути усім різними часточками, складниками чогось цілого, при цьому поважати відмінності один одного (культурні, релігійні, гендерні, особисті вподобання).

Непросто керувати командою, а ось бути командним гравцем та керувати проєктом — ще складніше. Але на проєкті кожен незамінно-важливий, тому вклад кожного повинен бути оцінений.

Для проєктного менеджера найкраща похвала — ствердження, що команда впоралась чудово з проєктом. Це не особисте досягнення, а досягнення всього великого механізму під назвою колектив. І лише коли ПМ стає частиною команди, у кожного з’являється одна, спільна ціль — успішний проєкт.

Відсутність даної навички:

• Призводить до диктаторської форми управління, що часто створює дискомфорт у колективі

• Зверхність керівника проєкту призводить до неповаги з боку колективу

• Команда може скооперуватись проти менеджера, та атмосфера колективу буде напруженою

Критичне мислення (вміння адаптуватись під ситуацію, під сучасність, креативність)

Світ швидко змінюється, і тільки аналіз, швидкість прийняття рішень, готовність до внесення змін можуть зробити менеджера та проєкт загалом успішним.

Як би добре ви не планували, на шляху будуть зустрічатись етапи, котрі підуть не за планом. Зміна бажань клієнта, непередбачувані ситуації, зовнішні фактори, економічні кризи призводять до необхідності внесення змін.

Адаптація проєкту, роботи команди та навіть поглядів клієнта безпосередньо залежать від того, наскільки вправно та вміло проєктний менеджер зможе підлаштуватися сам та весь проєкт під реалії життя.

Відсутність даної навички:

• До завершення проєкту він може стати вже неактуальним

• Проєкт не виправдає сподівань замовника

• Довготривала співпраця з клієнтом стане неможливою

• Непередбачувані зміни, зовнішні фактори чи просто бажання клієнта будуть щоразу призводити проєкт до прірви

Самоорганізація та тайм-менеджмент

Це незамінні якості керівника проєкту, так як час завжди обмежений, його завжди обмаль, тому важливо взяти його під контроль та вміти ним керувати.

Існують навіть окремо техніки з тайм-менеджменту. Проєктний менеджер повинен пам’ятати, що цїєї навички у нього повинно бути «вдосталь», адже тут не лише про самоорганізацію та розподіл свого часу, а й організацію команди, а іноді навіть і клієнта.

Відсутність даної навички:

• Метушня в команді

• Понаднормова робота

• Кваплення усієї команди

• Недовіра команди

• Провал проєкту через невчасну його здачу

Можна теоретично розумітись на «гнучких» навичках, можна розуміти поняття, орієнтуватись в принципах навичок, але як же при цьому виміряти свій практичний рівень Soft skills?

Як виявити свої слабкі сторони: попросити фідбек про свої вміння у колег, спостерігати самостійно за собою з критичної точки зору — виділити проблему — поставити ціль — практикуватись.

Як прокачати власні Soft skills:

• Книги, онлайн-курси, тренінги, блоги, конференції, направлені саме на навички, котрі потрапили у список «вдосконалення»

• Тренінги з ораторського мистецтва

• Короткі виступи на різні теми перед дзеркалом

• Тренуватись дивитись в очі співрозмовнику та не переходити з теми на тему

• Контролювати використання слів-паразитів («коротше», «ну», «типу», «ось», «загалом», «мугикання» на кшталт «е-е-е», «м-м-м»), можна записувати свої розмови та прослуховувати їх потім для аналізу

• Ознайомтесь з мовою тіла, щоб контролювати себе та розуміти емоційний стан співрозмовника

• Намагатись спокійно реагувати на думку іншого та контролювати внутрішній наплив негативних емоцій (є багато практик та порад психологів для прокачки даного вміння)

• Для розвитку емпатії зосередьтесь на емоціях оточуючих, спробуйте помітити почуття, емоції та переживання інших

• Для того, щоб більше розкрити співрозмовника, намагайтесь ставити відкриті питання та давати невеликі паузи після відповіді. Це дасть час співрозмовнику краще відкритись, думаючи що б ще доповнити до відповіді. Це може неабияк зіграти роль у спілкуванні з клієнтами

• Майте в запасі декілька тем для короткої розмови на загальні теми (звичайно, уникаючи тем поганого тону: здоров'я, політика, гроші)

• Чистіть мову від жаргонів та лайливих слів, придумайте для себе слова, котрі проявлятимуть ті ж емоції, але звучатимуть по-іншому

• Розвивайте креативність. В цьому завжди допоможуть заняття мистецтвом, шахи, настільні ігри

• Аналізуйте та підкреслюйте успіхи

Саме тому я неодноразово повторюю студентам та знайомим, що маючи хороші софт скіли, у них вже є перспектива та здібності стати хорошими проєктними менеджерами, адже Hard skills можна підтягнути, навчитись, але, if person is asshole, то з цим боротись важче, а на роботі це відобразиться не менше.

У цьому я впевнилась на власному досвіді. Ми прийняли до команди досвідченого співробітника з високим рівнем Hard skills та раділи тому, що він приєднався до нас. Але наша ейфорія тривала недовго, адже він був абсолютно байдужий до проєкту, не особливо хотів в нього вникати та ще й, натомість, мав звичку хамити всім: від колег до керівництва та замовника. Не овго вагаючись, було прийнято рішення змінити його на менш кваліфікованого спеціаліста, але при цьому з добрим володінням Soft skills, з котрим буде комфортно працювати, котрий буде перейматись проєктом та готовим до росту.

Кожна компанія по-своєму визначає бажаний рівень навичок для кандидатів та по-різному намагається про них дізнатись на співбесідах.

Хтось може за допомогою тестувань вимірювати психічний стан, стресостійкість, вміння працювати в команді. В іншій компанії дають приклади ситуацій, з яких кандидату треба знайти вихід, оцінюючи критичне мислення, креативність, вміння адаптуватись та швидко реагувати. А хтось просто спілкується, використовуючи інтуїцію, власний досвід та особисте бачення при відборі співробітника з «потрібними навичками».

Головна порада — «Будьте собою, але і не стійте на місці у саморозвитку».