Почему для менеджера проектов Soft skills не менее важны, чем Hard skills

Я много лет работаю в сфере IT, и, как PM, я активно принимаю участие в проведении интервью различных специалистов: как технических, так и нетехнических.

Не так давно в моей нынешней компании я проводила собеседование проектных менеджеров. Я обратила внимание, что, выбирая подходящего сотрудника, мы не можем полагаться только на профессиональные знания кандидатов. И, как пишут в известной книге «The No Asshole Rule», в работе важны не только профессиональные навыки, но и личные, гибкие качества сотрудников.

Для начала давайте рассмотрим, что такое Soft и Hard skills.

В современном мире IT специалисты обладают навыками, которые делятся на две категории: Hard skills (профессиональные, технические) и Soft skills (личностные, социальные, межкультурные, психологические).

И, если с первыми все хорошо понятно, их можно назвать, выделить, охарактеризовать и даже измерить свои успехи по каким-то критериям, то с другими все сложнее. Трудно выявить уровень личных качеств и межличностных отношений, но при этом они влияют на работу, успешность всего рабочего процесса.

Soft skills — это больше о людях, чем об их знаниях. Именно гибкие навыки помогают адаптировать технические знания в контексте конкретной ситуации, конкретного проекта и заказчика.

Прежде чем читать список важных Soft skills, которые я выделила на собственном опыте, подумайте, какие бы вы внесли в ваш личный список.

Итак, список важных навыков для ПМ и недостатки их недостатка:

Коммуникабельность / коммуникативные навыки

Project Manager является связующим звеном, мостиком в общении всех участников проекта (команды, клиента, стейкхолдеров).

Этот мост может и гореть, и шататься, но он должен обеспечить покой на обоих берегах. Команда должна спокойно выполнять свои задачи, а клиент — быть довольным. Хороший коммуникатор сможет доказать другим правильность своей точки зрения, «перевести» технический язык разработчиков клиенту. Не бояться разговаривать с заказчиком, не скрывать трудности и риски, не давать пустых обещаний, обсуждать, что возможно и невозможно осуществить с точки зрения технических специалистов.

Но это об умении не только общаться, но и слышать. Слушающий проектный менеджер узнает больше о клиенте, его предпочтениях, точке зрения, ценностях — а в правильном выделении требований заключается успех проекта.

Прислушиваясь к членам команды, проявляя эмпатию, РМ может предусмотреть и избежать как конфликтных ситуаций, так и пробелов в работе сотрудников. Понимание личных проблем, переживаний каждого члена команды повышает с их стороны уважение, преданность и желание «не подвести».

Отсутствие данного навыка приведет к:

• Недоразумениям между всеми участниками проекта
• Клиент и команда могут так и не понять друг друга и говорить «разными языками»
• Недоговоренностям с клиентом, что позже перерастет в риски
• Идеи менеджера не будут понятны ни в команде, ни клиенту.
• Депрессии и выгорание членов команды

Лидерство и управление конфликтами

Этот навык должен быть в крови у ПМ, ведь он принимает решение, и очень важно, чтобы коллектив готов идти за ним.

Он часто берет на себя ответственность и помогает решить проблему, с которой не справился бы никто другой. Фасилитация принятия групповых решений, чтобы команда пришла к согласию, является одним из ведущих качеств лидера.

Члены команды должны быть настолько уверены в своем лидере, чтобы рассчитывать на то, что он найдет решение, а они в свою очередь последуют за ним. При этом важно не только вести с собой, но и мотивировать людей, ведь «желание действовать» — ответственность каждого на пути к общему результату. Конфликты — неотъемлемая часть коллектива, то есть совокупности разных людей, разных взглядов, разных мнений.

Также следует понимать, что они могут возникать не только в команде, но и на уровне руководства, клиента. Именно проектный менеджер должен быть умелым ведущим переговоров, уметь поддержать каждую из сторон, уметь показать оппонентам другие точки зрения, уметь убедить в верности мнения другого.

Отсутствие данного навыка:

• Команда не будет единственной и не станет целостным организмом
• Каждый будет считать свое решение верным и следовать ему, в результате чего трудно прийти к действительно правильному решению
• Члены команды не будут доверять слабому лидеру свои страхи, свои ошибки, не захотят обсудить свои решения
• Только человек с лидерскими качествами способен увлечь за собой даже сквозь трудности: помочь сделать какой-то процесс быстрее; похвалить; договориться, что нужно настойчивее поработать; дать ощущение покоя и уверенности команде
• Команда будет воспринимать новые вызовы, трудности, риски, о которых будет сообщать менеджер, с раздражением и негодованием
• Конфликты могут «разваливать» команду изнутри и стать причиной неудачного проекта в целом

Работа в команде

Это умение быть всем разными дольками, составляющими чего-то целого, при этом уважать отличия друг друга (культурные, религиозные, гендерные, личные предпочтения).

Непросто управлять командой, а вот быть командным игроком и управлять проектом еще сложнее. Но на проекте каждый незаменимо важен, поэтому вклад каждого должен быть оценен.

Для проектного менеджера лучшая похвала — утверждение, что команда справилась отлично с проектом. Это не личное достижение, а достижение всего большого механизма под названием коллектив. И только когда ПМ становится частью команды, у каждого появляется одна, общая цель — успешный проект.

Отсутствие данного навыка:

• Приводит к диктаторской форме управления, которая часто создает дискомфорт в коллективе
• Высокомерие руководителя проекта приводит к неуважению со стороны коллектива
• Команда может скооперироваться против менеджера, и атмосфера коллектива будет напряженной

Критическое мышление (умение адаптироваться под ситуацию, под современность, креативность)

Мир быстро меняется, и только анализ, скорость принятия решений, готовность к внесению изменений могут сделать менеджера и проект в целом успешным.

Как хорошо вы бы ни планировали, на пути будут встречаться этапы, которые пойдут не по плану. Изменение желаний клиента, непредсказуемые ситуации, внешние факторы, экономические кризисы приводят к необходимости внесения изменений.

Адаптация проекта, работы команды и даже взглядов клиента напрямую зависят от того, насколько умело проектный менеджер сможет подстроиться сам и весь проект под реалии жизни.

Отсутствие данного навыка:

• К завершению проекта он может стать неактуальным
• Проект не оправдает надежд заказчика
• Долгое сотрудничество с клиентом станет невозможным
• Непредсказуемые изменения, внешние факторы или просто желание клиента будут каждый раз приводить проект в пропасть

Самоорганизация и тайм-менеджмент

Это незаменимые качества руководителя проекта, так как время всегда ограничено, его всегда мало, поэтому важно взять его под контроль и уметь им управлять.

Есть даже отдельно техники по тайм-менеджменту. Проектный менеджер должен помнить, что этого навыка у него должно быть «в изобилии», ведь здесь не только о самоорганизации и распределении своего времени, но и организации команды, а иногда даже и клиента.

Отсутствие данного навыка:

• Суета в команде
• Сверхурочная работа
• Вся команда торопится
• Недоверие команды
• Провал проекта из-за несвоевременной его сдачи

Можно теоретически разбираться в «гибких» навыках, можно понимать понятие, ориентироваться в принципах навыков, но как же при этом измерить свой практический уровень Soft skills?

Как выявить свои слабые стороны: попросить фидбек о своих умениях у коллег, наблюдать самостоятельно за собой с критической точки зрения — выделить проблему — поставить цель — практиковаться.

Как прокачать собственные Soft skills

• Книги, онлайн-курсы, тренинги, блоги, конференции, направленные именно на попавшие в список «совершенствования» навыки
• Тренинги по ораторскому искусству
• Короткие выступления на разные темы перед зеркалом
• Тренироваться смотреть в глаза собеседнику и не переходить с темы на тему
• Контролировать использование слов-паразитов («короче», «ну», «типа», «вот», «в общем», «мычание» типа «е-е-е», «м-м-м»), можно записывать свои разговоры и прослушивать их затем для анализа
• Ознакомьтесь с языком тела, чтобы контролировать себя и понимать эмоциональное состояние собеседника
• Пытаться спокойно реагировать на мнение другого и контролировать внутренний наплыв негативных эмоций (много практик и советов психологов для прокачки данного умения)
• Для развития эмпатии сосредоточьтесь на эмоциях окружающих, попробуйте заметить чувства, эмоции и переживания других
• Чтобы больше раскрыть собеседника, старайтесь задавать открытые вопросы и давать небольшие паузы после ответа. Это даст время собеседнику лучше открыться, думая что бы еще дополнить ответ. Это может сыграть роль в общении с клиентами.
• Имейте в запасе несколько тем для короткого разговора на общие темы (конечно, избегая тем плохого тона: здоровье, политика, деньги)
• Чистите язык от жаргонизмов и бранных слов, придумайте для себя слова, которые будут проявлять те же эмоции, но будут звучать по-другому
• Развивайте креативность. В этом всегда помогут занятия искусством, шахматы, настольные игры.
• Анализируйте и подчеркивайте успехи

Именно поэтому я неоднократно повторяю студентам и знакомым, что, имея хорошие софт скилы, у них уже есть перспектива и способности стать хорошими проектными менеджерами, ведь Hard skills можно подтянуть, научиться, но, if person is asshole, с этим бороться труднее, а на работе это отразится не меньше.

В этом я убедилась на собственном опыте. Мы приняли в команду опытного сотрудника с высоким уровнем Hard skills и радовались тому, что он присоединился к нам. Но наша эйфория продолжалась недолго, ведь он был совершенно безразличен к проекту, не особо хотел в него вникать, да еще и имел привычку хамить всем: от коллег до руководства и заказчика. Недолго сомневаясь, было принято решение сменить его на менее квалифицированного специалиста, но при этом с хорошим владением Soft skills, с которым будет комфортно работать, который будет заниматься проектом и готов к росту.

Каждая компания по-своему определяет желаемый уровень навыков для кандидатов и по-разному пытается узнать о них на собеседованиях.

Кто-то может с помощью тестирований измерять психическое состояние, стрессоустойчивость, умение работать в команде. В другой компании дают примеры ситуаций, из которых кандидату нужно найти выход, оценивая критическое мышление, креативность, умение адаптироваться и быстро реагировать. А кто-то просто общается, используя интуицию, собственный опыт и личное видение при отборе сотрудника с нужными навыками.

Главный совет — «Будьте собой, но и не стойте на месте в саморазвитии».