Цінність та навички менеджера проєктів

Протягом довгих років роботи в IT я змінила декілька проєктів та команд. Часто буває таке, що, прийшовши в нову команду, я чую питання: «А навіщо нам проєктний менеджер?».

Якщо команда ніколи не працювала разом з проєктним менеджером, то це цілком очевидне питання. Адже більшість розробників тягнуть на собі обов'язки менеджера проєктів та самі цього не розуміють.

Насправді проєктний менеджер — це сполучна ланка, можна сказати «перекладач» між усіма учасниками команди, між людьми, які розмовляють різними мовами: хтось технічною, як розробники та тестувальники, хтось творчою, як дизайнери, хтось бізнес-мовою, як бізнес-аналітики та клієнти.

Ні, я не стверджую, що PM — єдина важлива людина на проєкті, зовсім ні, але те, що вона є «палочкою-виручалочкою», це точно.

Хто такий project manager? Проєктний менеджер — це спеціаліст, який поєднує в собі сукупність навичок та знань для успішного управління проєктом.

Hard Skills проєктного менеджера:

• Технічні знання. Неможливо керувати технічним проєктом, спілкуватися з розробниками та тестувальниками, не розуміючи, що вони хочуть сказати. Project-менеджер має бути перекладачем між технічним відділом і клієнтом. Він повинен вміти грамотно пояснити досяжність вимог та бажань клієнта з технічного боку, вміти грамотно відповідати на запитання розробників, тестувальників, програмістів.
• Багатозадачність. Не можна сказати, що існує певний перелік завдань проектного менеджера. PM повинен і спілкуватися з клієнтом, і контролювати ризики, і контролювати час, і вирішувати конфлікти, і вести документацію, і все це одночасно. Необхідно, розмовляючи з інвестором, мати на думці складності дизайну, а паралельно пам'ятати, що після зустрічі треба домовиться про ремонт комп'ютерів для офісу.
• Знання методологій. Кидаючись з одного виду управління в інший або, навпаки, не використовуючи жодної методології, просто покладаючись на випадок та інтуїцію, можна набити багато шишок. Цього можна уникнути, використовуючи підходящі під проєкт методології управління. Говорять, грамотний менеджер знає хоча б одну методологію: Waterfall, Agile (Scrum, Kanban).

• Вміння ставити завдання та контролювати графік. Проєктний менеджер — це людина, яка правильно ставитиме завдання для досягнення проєктних цілей і контролюватиме своєчасне їх виконання командою в цілому або конкретним спеціалістом: дизайнером, розробником, QA інженером.

• Грамотне ведення документації. Жоден клієнт не зможе довіритися IT компанії, якщо її представник не вміє чітко, грамотно, лаконічно та водночас повноцінно описувати технічну документацію. Давайте також освіжимо у пам'яті основні документи Проєктного менеджера: статут проєкту, план управління проєктом, функціональні вимоги до проєкту, ієрархічна структура робіт, а також графік проєкту.

• Вміння планувати зустрічі, завдання, терміни виконання, бюджет, час — це невід'ємна частина роботи проєктного менеджера.

• Вміння керувати ризиками та витратами, бюджетом. Це не означає робити все самому, але при цьому потрібно вміти почути побоювання команди так, щоб у результаті убезпечити і себе, і компанію, і клієнта.

Soft skills проєктного менеджера:

• Мати лідерські навички, щоб мати можливість повести за собою команду, щоб вони довірилися тобі і в плануванні, і організації робочого процесу.
• Вміння вирішувати проблеми, швидко ухвалювати рішення. Виправдалися ризики, хтось із фахівців не встигає доробити роботу, непередбачені обставини: технічні, погодні, людські фактори… Все, що може зірвати терміни або призвести до виходу за рамки бюджету, має бути підвладне холодному розуму, здоровому глузду, тверезості оцінки ситуації та рішучості у прийнятті рішень. Рішення Проєктного менеджера допоможуть, якщо не врятувати ситуацію, хоча б значно знизити негативний результат.
• Вміння вирішувати конфлікти. Всі ми люди, всі ми особистості, і кожен має свої принципи, які можуть позначитися як на роботі, так і на відносинах у колективі. Але це ніяк не повинно посіяти зерно розбрату в команді або створити напружену атмосферу. Завдання Проєктного менеджера — створити такі умови, де кожен спеціаліст зможе працювати на повну силу.

• Тайм менеджмент — це одна з обов'язкових якостей Проєктного менеджера. Якщо ви звикли, що вам завжди на все не вистачає часу, ви скрізь спізнюєтеся, ви то несетеся стрімголов, то сидите, не знаючи, чим ще зайнятися, то поспішаю вас привітати — вам потрібно розвивати цю навичку. Проєктному менеджеру доводиться організувати як себе, а й роботу команди, процеси, терміни, котрий іноді клієнта.

• Критичне мислення знадобиться для «фільтрації» інформаційного потоку, адже не все сказане точно виявиться незаперечним фактом та достовірною інформацією. Потрібно вміти ставити запитання, перевіряти факти, аналізувати отриману інформацію, щоб дивитися на речі об'єктивно.
• Стресостійкість допоможе спокійно обмірковувати проблеми та приходити до їх вирішення без зайвих емоцій та зривів.
• Бути асом у комунікації. Саме Проєктний менеджер веде переговори з клієнтом, з усіма стейкхолдерами, організовує зустрічі, вміє домовитися про все: і про терміни, і про розподіл ресурсів, і про ризики, і про непередбачені витрати, спілкуючись із стороною замовника. А також вміє створити теплу дружню атмосферу з командою та може домовитися з кожним її членом.
• Бути оптимістом навіть тоді, коли важко, щоб не демотивувати інших членів команди, щоб у них не знизилася ефективність роботи навіть у важкий період проєкту.
• Бути культурно обізнаним. Особливо гостро це стосується компаній, які працюють з іноземним замовником або у складі якої є спеціалісти з різних культур, оскільки різниця культурних відмінностей та звичаїв може призвести не лише до непорозуміння, а й до конфлікту чи навіть образи почуттів людини.
• Вміти бути частиною команди — це одна з характеристик, яка відрізняє IT сферу від багатьох інших, тому що тут усі почуваються частиною одного цілого, однієї команди. Бути лідером та керувати командою складно, але ще складніше бути командним гравцем: бути нарівні з усіма, іноді навіть більше прислухаючись до думки інших членів команди, ніж стверджувати своє, але при цьому керувати проєктом — ось справжнє вміння.
• Вміння адаптуватися під розвиток технологій, ринку, запитів та інтересів користувачів під сучасні реалії. Час іде, всі сфери розвиваються, потрібно вміти підлаштовувати проєкт та продукт під віяння часу.

Можна сказати, що нічого складного в управлінні проєктами немає.

Як жартують самі Project менеджери:

Але не лякайтеся, це лише жарт, адже ви ж не замислюєтеся, скільки завдань ви виконуєте протягом дня, бо вони виконуються на автоматі.

Якщо використовувати оптимізм Проєктних менеджерів, то подумайте, наскільки важливою ланкою IT компанії ви можете стати.