Представьте себе ситуацию, когда HR менеджер каждый день получает десятки одинаковых сообщений:
- Как мне оформить отпуск?
- Как проверить, сколько у меня осталось дней больничного?
- Я заболел, кого я должен предупредить и каким образом?
- Как мне подать заявку на компенсацию абонемента в спортзал?
Представили? Возможно, вам и не нужно представлять — это ваш стандартный рабочий день.
Конечно, ответить на эти и подобные вопросы несложно, но когда они повторяются ежедневно, тратить на них время как минимум нерационально. Потому хорошим инструментом в помощь HR станет Employee Handbook.
Employee Handbook, или справочник сотрудника, — это важный ресурс, помогающий HR-департаменту построить эффективную коммуникацию с персоналом. Это сборник всех политик и правил компании, содержащий ответы на самые частые вопросы сотрудников.
Какие разделы обычно добавляются в Handbook?
- Общие сведения о компании: ее история, миссия, ценности и цели, корпоративная культура, организационная структура
- Правила внутреннего распорядка: график работы, политика отпусков и больничных
- Политика бонусов и компенсаций: начисление дохода и бонусов, правила использования бонусов
- Правила поведения, корпоративной этики, дресс-кода
- Политики обучения и развития: менторство, планы развития, пересмотр заработных плат
- Политики конфиденциальности и безопасности
- Политика завершения сотрудничества с компанией
Как сделать Handbook работающим ресурсом
- Сделайте его удобным для использования. Конечно, можно оформить справочник в виде Google Doc или PDF-документа или презентации, но навигация по нему в таком случае будет не очень удобной. Поэтому лучше рассмотреть такие варианты как Google Sites, Trello, Notion или Confluence. Обратите внимание: в определенной степени это зависит от ресурсов, которые уже используются в вашей компании. То есть если у вас корпоративный Google Workspace, Handbook на базе Google Sites будет лучшим вариантом. Еще один неплохой вариант — чат-бот в Telegram: он будет удобен в том случае, когда в вашей компании именно Telegram используется в качестве корпоративного мессенджера. Основной принцип — избегать умножать количество ресурсов, которыми пользуются сотрудники.
- Презентуйте его сотрудникам. Расскажите, для чего необходим справочник, ответы на какие вопросы в нем можно найти и какую ценность он несет именно для персонала компании.
- Поместите ссылку на справочник в удобное, быстродоступное место. К примеру, это может быть стартовая страница вашей HRM-системы. Или посоветуйте работникам добавить ссылку на Handbook в избранное в браузере.
- Разместите Handbook в онбординг-процесс. Познакомьте с ним новичка в первый рабочий день, расскажите, какую информацию на нем можно найти.
- Напоминайте о пользовании справочником. Не следует ожидать, что все сразу пойдут читать этот ресурс и перестанут задавать вопросы HR. Получив вопрос, ответ на который есть в справочнике, следует ответить со ссылкой на определенный раздел, например: «Тарас, в компании предусмотрено 20 дней отпуска в год. Вот раздел в нашем Handbook, где ты можешь найти эту и другую подробную информацию об отпусках».
- Своевременно обновляйте Handbook. Как только любая политика изменилась или появилась новая — внесите эти изменения в справочник. Это позволит избежать некорректной информации и поддержит высокий уровень доверия к этому ресурсу.
- Пишите на максимально понятном языке, избегая канцеляризмов, сложных длинных предложений и оборотов. Так, чтобы любая политика или инструкция была максимально ясна и не вызывала дальнейших вопросов.
- Не перегружайте Handbook. Если необходимо, добавьте в определенные разделы ссылки на отдельные документы, гайды и т.д. Главный принцип: все в одном месте.
Следует отметить, что единственного шаблона и формата Employee Handbook не существует и не может существовать.
Каждая компания составляет его самостоятельно, основываясь на принятом стиле общения, ценностях, корпоративной культуре. Поэтому следует обратить особое внимание на так называемый tone of voice: он может быть дружелюбным или более формальным, использовать обращение к сотруднику на «ты» или на «вы», в зависимости от того, как это принято в вашей компании.
Если нужно, обратитесь за помощью к копирайтеру из отдела маркетинга, чтобы текст был составлен наиболее корректно. Возможно, понадобится также помощь отдела дизайна для того, чтобы создать качественное оформление (иллюстрации, графики, шрифты) в едином корпоративном стиле.
Несколько слов о политиках
Как мы отметили, основу Handbook составляют политики: политика отпуска, больничного, компенсаций, бонусов и т.д. Что является политикой в данном контексте и как ее корректно составить?
Политика — это совокупность определенных принципов и правил, касающихся любой сферы, связанной с персоналом компании.
К примеру, если говорить о политике отпусков, то в нее должны войти следующие пункты:
- Понятие отпуска (как он определяется в вашей компании)
- Количество предоставляемых дней отпуска в год
- Механизм начисления дней отпуска (например, каждый месяц насчитывается 2 дня)
- Правила использования отпуска (например, на период испытательного срока он доступен только за свой счет; нельзя брать более 10 дней за один раз) и отдельные нюансы (если нужно более 10 дней, как это можно сделать, если можно)
- Инструкция по оформлению отпуска (где, как, каким образом можно его оформить)
Ну и на последнее — парочка примеров, просмотрев которые вы точно сможете сделать свой уникальный Employee Handbook:
