Даже опытный менеджер, за плечами которого десятки успешных IT-проектов, может ошибиться. Проблема в том, что в худшем случае ошибки приводят к разочарованию клиента, потере денег, запятнанной репутации и уходу заказчиков.
Эксперты из Sigma Software рассказывают, какие ошибки они считают наиболее серьезными, как их избежать, чем занимается project manager и какие есть к project manager требования.
Рекомендуем курс по теме
Не теряйте связь
Очень важный показатель успеха — то, как часто вы контактируете с клиентом. Если вы не виделись с клиентом лично в течение 3-4 месяцев, считайте, что его дружественное расположение к вам пропало, и вы постепенно превращаетесь в машину для рассылки электронной почты.
Сколько же общения необходимо? Если вы встречаетесь со своим клиентом каждые два месяца, значит, дела идут хорошо. Если клиент старается приезжать к вам в офис, быть частью команды, проводить с ней время, значит вы молодец.
Конечно, во время пандемии личные встречи не всегда возможны. В таком случае не пренебрегайте общением в Zoom и Skype, будьте в курсе того, как идут дела у клиента, и почаще включайте камеру.
Не забудьте прочитать контракт
Насколько хорошо вы знаете свой контракт на проекте? Основаны ли ваши ожидания на том, что вам сказал менеджер по работе с клиентами? Насколько хорошо вы понимаете, что скрывается за условиями контракта? Каковы зоны ответственности независимо от договорных условий? Чего на самом деле клиент ожидает от проекта? Ответы на эти вопросы определяют, насколько успешно вы реализуете проект и закончите ли вы его с прибылью или убытком. Не полагайтесь на слухи и предположения.
Внимательно изучите контракт и вместе с клиентом обсудите ход выполнения проекта, сферы ответственности и ожидания.
Не прячьтесь за условиями договора
Использовать контракт, чтобы уйти от ответственности — еще одна плохая привычка. Контракт может дать вам правовую защиту, но не поможет успешно завершить проект.
Если вы получите поверхностные требования и оценки на этапе продажи и составите неточный контракт, оставляя место для повторной оценки, вы не оправдаете ожиданий клиента. Вы можете чувствовать себя в безопасности, набрав команду, управляемую на стороне клиента. Однако у клиента могут быть определенные ожидания в отношении бюджета, и, поскольку вы не прояснили требования и скрытые ожидания, вы не можете скорректировать ожидания по бюджету. Со временем это может повлечь за собой болезненные последствия. У клиента могут закончиться деньги, и он столкнется с необходимостью сократить расходы. Он может быть не готов вкладывать больше и тогда уйдет от вас разочарованный. В этом случае проект не будет иметь успех, а ваша репутация пострадает.
Не ожидайте, что клиент будет управлять рисками
Рисков не существует. Удивлены? Но задумайтесь об этом на минуту. То, что вы привыкли называть риском, на самом деле — проблема, которую необходимо решить. Эта проблема может повлиять на клиента, а может и нет. Главное помнить, что в любом случае ваш клиент полагается на ваш опыт и ожидает, что вы поднимете на рассмотрение все проблемы как можно раньше, объясните их ясно и точно, чтобы обеспечить их быстрое решение. Вы можете сотни раз упоминать о рисках в своих отчетах, но если вы ничего не предпринимаете, то не в полной мере выполняете свои обязательства. Что вам нужно сделать, так это предпринять необходимые действия для устранения проблемы или подготовить встречные меры для смягчения последствий.
Возьмем реальный пример из жизни. Вы когда-нибудь летали на самолете? Перед взлетом экипаж всегда проводит инструктаж по технике безопасности. Вы помните, сколько пассажиров обращают на это внимание? Ответ: довольно мало. Но почему? Потому что каждый пассажир думает: «Я выбрал хорошую авиакомпанию, я считаю, что пилот — профессионал, так зачем мне волноваться?». Есть шанс, что самолет рухнет? Есть, конечно. Воспринимают ли это пассажиры как проблему, которая затрагивает их лично? Нет, потому что они верят, что все проблемы решат те, на кого они положились. То же самое и в бизнесе.
Не ставьте стандартные процедуры выше потребностей клиента
Формальный подход и уверенность, что вы все знаете лучше, мешают вам стать надежным партнером для клиента.
Замысловатые термины и длинные письма не помогут клиенту вас понять: ему не нужны ваши лекции. Выберите правильный стиль общения и сделайте все, чтобы не казаться снобом или занудой. Слушайте своего клиента и постарайтесь понять, что ему нужно. Если ваш клиент ищет творческое решение, не навязывайте ему «книжный» подход вместе с проповедями о методах работы. Склонность следовать инструкциям может быть результатом страха перед ответственностью. К тому же, это прямой путь к потере творческого потенциала, использованию старых практик, отказу от изучения новых методов и расширения предложения и компетенции. Стремитесь изучать новые подходы, если видите, что это лучшее, что вы можете сделать.
Итоги: предостережения для PM со стажем
После того, как первые ошибки в управлении проектами остались позади, вы можете почувствовать, что все знаете. Помните, что вы все равно можете совершать ошибки, и они могут иметь более глубокое и более негативное влияние на результат проекта. Мы надеемся, что советы, озвученные в этой статье, помогут вам обходить риски и оставаться успешным ПМом.
Хотите еще советов от опытных менеджеров? Подписывайтесь на Телеграм-канал с ПМскими байками.
Хотите научиться управлению проектами? Курсы вам помогут!
