Навіть досвідчений менеджер, за плечима якого десятки успішних IT-проєктів, може помилитися. Проблема в тому, що в гіршому випадку помилки призводять до розчарування клієнта, втрати грошей, замовників і заплямованій репутації.
Експерти з Sigma Software розповідають, які помилки вони вважають найбільш серйозними і як їх уникнути.
Рекомендуємо курс по темі
Не втрачайте зв'язок
Дуже важливий показник успіху — те, як часто ви контактуєте з клієнтом. Якщо ви не бачилися з клієнтом особисто протягом 3-4 місяців, вважайте, що його дружнє розташування до вас пропало, і ви поступово перетворюєтеся в машину для розсилки електронної пошти.
Скільки ж спілкування необхідно? Якщо ви зустрічаєтеся зі своїм клієнтом кожні два місяці, значить, справи йдуть добре. Якщо клієнт намагається приїжджати до вас в офіс, бути частиною команди, проводити з нею час, значить ви молодець.
Звичайно, під час пандемії особисті зустрічі не завжди можливі. В такому разі не нехтуйте спілкуванням в Zoom і Skype, будьте в курсі того, як йдуть справи у клієнта, і частіше включайте камеру.
Не забудьте прочитати контракт
Наскільки добре ви знаєте свій контракт на проєкті? Чи засновані ваші очікування на тому, що вам сказав менеджер по роботі з клієнтами? Наскільки добре ви розумієте, що ховається за умовами контракту? Які зони відповідальності не залежать від договірних умов? Чого насправді клієнт очікує від проєкту?
Відповіді на ці питання визначають, наскільки успішно ви реалізуєте проєкт і чи закінчите ви його з прибутком або збитком. Не покладайтеся на чутки і припущення. Уважно вивчіть контракт і разом з клієнтом обговоріть хід виконання проєкту, сфери відповідальності та очікування.
Не ховайтеся за умовами договору
Використовувати контракт, щоб піти від відповідальності — ще одна погана звичка. Контракт може дати вам правовий захист, але не допоможе успішно завершити проєкт. Якщо ви отримаєте поверхневі вимоги і оцінки на етапі продажу і складете неточний контракт, залишаючи місце для повторної оцінки, ви не виправдаєте очікувань клієнта.
Ви можете відчувати себе в безпеці, набравши команду, керовану на стороні клієнта. Однак у клієнта можуть бути певні очікування щодо бюджету, і, оскільки ви не прояснили вимоги і приховані очікування, ви не можете скорегувати очікування по бюджету. Згодом це може спричинити погані наслідки. У клієнта можуть закінчитися гроші, і він зіткнеться з необхідністю скоротити витрати. Він може бути не готовий вкладати більше і тоді піде від вас розчарований. У цьому випадку проєкт не буде мати успіх, а ваша репутація постраждає.
Не очікуйте, що клієнт буде управляти ризиками
Ризиків не існує. Здивовані? Але задумайтеся про це на хвилину. Те, що ви звикли називати ризиком, насправді — проблема, яку необхідно вирішити. Ця проблема може вплинути на клієнта, а може і ні. Головне пам'ятати, що в будь-якому випадку ваш клієнт покладається на ваш досвід і очікує, що ви піднімете на розгляд всі проблеми якомога раніше, поясните їх ясно і точно, щоб забезпечити їх швидке рішення. Ви можете сотні разів згадувати про ризики в своїх звітах, але якщо ви нічого не робите, то не в повній мірі виконуєте свої зобов'язання. Що вам потрібно зробити, так це зробити необхідні дії для усунення проблеми або підготувати зустрічні заходи для пом'якшення наслідків.
Візьмемо реальний приклад з життя. Ви коли-небудь літали на літаку? Перед зльотом екіпаж завжди проводить інструктаж з техніки безпеки. Ви пам'ятаєте, скільки пасажирів звертають на це увагу? Відповідь: досить мало. Але чому? Тому що кожен пасажир думає: «Я вибрав хорошу авіакомпанію, я вважаю, що пілот — професіонал, так навіщо мені хвилюватися?». Є шанс, що літак впаде? Є звичайно. Чи сприймають це пасажири як проблему, яка зачіпає їх особисто? Ні, тому що вони вірять, що всі проблеми вирішать ті, на кого вони поклалися. Те ж саме і в бізнесі.
Не ставте стандартні процедури вище потреб клієнта
Формальний підхід і впевненість, що ви все знаєте краще, заважають вам стати надійним партнером для клієнта.
Хитромудрі терміни і довгі листи не допоможуть клієнту вас зрозуміти: йому не потрібні ваші лекції. Виберіть правильний стиль спілкування і зробіть все, щоб не здаватися снобом або занудою. Слухайте свого клієнта і постарайтеся зрозуміти, що йому потрібно. Якщо ваш клієнт шукає творче рішення, не нав'язуйте йому «книжковий» підхід разом з проповідями про методи роботи. Схильність слідувати інструкціям може бути результатом страху перед відповідальністю. До того ж, це прямий шлях до втрати творчого потенціалу, використання старих практик, відмови від вивчення нових методів і розширення пропозиції та компетенції. Прагніть вивчати нові підходи, якщо бачите, що це найкраще, що ви можете зробити.
Підсумки: застереження для PM зі стажем
Після того, як перші помилки в управлінні проєктами залишилися позаду, ви можете відчути, що все знаєте. Пам'ятайте, що ви все одно можете робити помилки, і вони можуть мати більш глибокий і більш негативний вплив на результат проєкту. Ми сподіваємося, що поради, озвучені в цій статті, допоможуть вам обходити ризики і залишатися успішним ПМом.
Хочете ще поради від досвідчених менеджерів? Підписуйтесь на телеграм-канал з ПМськими байками.
