Каждый человек рано или поздно сталкивается с проблемой организованности. Читая статьи блогеров и труды писателей, заметил, что каждый решает эту проблему по-своему, и, в основном, большинство из них употребляет заезженные фразы типа: «правильно расставляй приоритеты», и т.д., но мало кто говорит, какие именно инструменты он использует для этого.
За свой не такой уж и большой опыт работы в IT-сфере я открыл для себя несколько очень интересных инструментов, которые использую на протяжении последних лет как в работе, так и повседневной жизни для организации и планирования рабочего времени. И я хочу поделится ими с вами.
Сразу оговорю, что я не хочу пиарить какой-то конкретный продукт, а лишь рассказать о том, на чем остановился, и по возможности дать альтернативные решения.
Календарь
Как бы банально это ни звучало, но календарь — отличный инструмент для планирования своего времени. Сегодня есть множество сервисов, таких как Google Calendar, Apple Calendar (который уже установлен на i-девайсе), Microsoft Outlook и т.д., которые предоставляют отличный набор функционала для планирования своего времени и событий.
Почему это отличный инструмент?
Календарь всегда под рукой, и в любой момент в нём можно что-то изменить или создать новое событие с напоминанием, например, на месяц вперед.
Можно планировать свой день, неделю, месяц, год заранее. Лично у меня это работает так: раз в неделю, в воскресенье вечером, я уделяю буквально 10-15 минут на то, чтобы заполнить предстоящую неделю, и вуаля: неделя распланирована, я знаю, что в какой у меня день. Конечно, есть моменты, которые меняются в течение недели, но все это быстро и удобно можно исправить.
Уведомления, которые можно настраивать как угодно: за минуту, за 5 минут, за день и т.д.
Повторяющиеся события. Конечно, у каждого дни проходят по-своему, но я заметил, что лично у меня многие события повторяются из недели в неделю, и есть лишь незначительные изменения, например, встречи. Календарь предоставляет возможность создавать повторяющиеся события: по дням, неделям, месяцам, в конкретные дни, и т.д. — этих настроек там просто нереальное количество. Потому достаточно потратить всего час, чтобы правильно настроить календарь, повторяющиеся события в нем, а дальше раз в неделю тратить по 10 минут, просто чтоб подредактировать предстоящую неделю.
Синхронизация. Большинство календарей представляют возможность синхронизации с различными устройствами. Это очень удобно.
Лично я остановился на Google Calendar, и он меня очень устраивает. К тому же там есть возможность синхронизироваться с календарем от Apple.
Списки дел (to-do листы)
Сначала мне было немного сложно разобраться что лучше: список дел или календарь. И то, и другое — нужные вещи, но сложно понять, как их вместе использовать. Зачем список дел, когда есть календарь, в котором все распланировано?
Но потом я понял, в чем их разница лично для меня. Список дел не привязан ко времени. Например, есть некоторые дела, о которые важно помнить, но они не назначены на конкретное время или же занимают всего 5-10 минут. Например, не забыть купить хлеб)
Поэтому это тоже отличный инструмент, который можно использовать как в работе, так и в повседневной жизни, вместе с календарем, или же в отдельности — кому как удобно.
Конечно, можно вести список дел на листке бумаге — старым добрым способом — но сегодня есть много очень удобных и качественных инструментов, таких как: ToDoist, WunderList, Things, 2Do, Remember The Milk и т.д. Все они являются to-do листами практически с одинаковым функционалом, только от различных компаний, и у каждого свои «плюшки».
Лично я долгое время пользовался WunderList — и это отличный инструмент, но потом ради эксперимента решил попробовать ToDoist, который тоже многие хвалят, и, честно сказать, на последнем и остановился и использую его уже три года.
Сравним эти приложения:
По функционалу, что ToDoist, что WunderList, одинаковы. Это менеджер задач, которые можно выносить по разным спискам (категориям), делиться списками с другими пользователями, выставлять приоритет задачам, и т.д.
Конечно, отличаются они, в основном, своими «плюшками» и интерфейсом. В WunderList очень приятный интерфейс, немного напоминающий скевоморфизм, в ToDoist минималистичный интерфейс, к которому после WunderList было сложнее привыкнуть, но, тем не менее, он очень удобный и практичный.
Что больше всего мне понравилось в ToDoist, так это то, что он у меня стабильнее работал на телефоне и быстрее синхронизировался на старом добром Андроиде. Я думаю, что сейчас ребята из WunderList у себя это поправили, но три года назад для меня это стало главной причиной, почему я начал смотреть в сторону других to-do листов.
Что еще мне нравится в ToDoist, так это возможность выставить приоритет задач, которые визуально различаются по цветам: красный, оранжевый, желтый и без приоритета — белый. Каждый трактует приоритетность по-своему: для кого-то это степень важности задачи, для кого-то — степень срочности и т.д.
Для себя я вывел следующую формулу: красный — те, что я сделаю с утра (до обеда), оранжевый — во время обеда, желтый — вечером. Ну а белый практически не использую или использую как еще одно звено, в зависимости от того, какой будет день.
Еще одна функция, которая мне очень нравится, это автоматическое распознавание даты. Например, мне нужно завтра позвонить другу Косте. Для этого нужно просто создать задачу простым нажатием кнопки + на телефоне и написать «Позвонить Косте завтра». «Завтра» распознается как дата, на которую нужно отправить задачу, или же «В понедельник поздравить с ДР Петю» — создастся задача на ближайший понедельник с текстом «Поздравить с ДР Петю». Это очень удобно.
«Купить хлеб !!1» создаст задачу «Купить хлеб» с приоритетом 1 (т.е. красную). Таких комбинаций очень много, что значительно упрощает и ускоряет работу. Также очень удобно продуманы манипуляции с задачами: свайп слева направо отмечает задачу как готовую, свайп справа налево позволяет редактировать дату задачи, например, чтобы перенести на другой день.
Еще крутая функция в ToDoist — это повторяющиеся задачи. Например, создаю задачу «Каждое первое число оплатить интернет !!2». Произвёл одноразовую манипуляцию и теперь каждое 1-е число месяца у меня есть задача «оплатить интернет» с приоритетом 2 (оранжевая). Больше таких возможностей можно узнать уже непосредственно в программе или на сайте разработчика.
Эти программы удобны тем, что синхронизируются, например, ToDoist сайт с приложением на компьютере и на телефоне. Кстати, приложения есть для всех платформ как у ToDoist, так и у WunderList.
Также у них есть платные подписки с расширенным функционалом. По опыту скажу так: я пробовал платную подписку, но поймал себя на мысли, что мне и обычной хватает. Но здесь все зависит от потребностей.
Заметки
Думаю, здесь и так все понятно. Мы каждый день пишем какие-то заметки на бумаге или в компьютере. К счастью, есть также много хороших инструментов, которые можно использовать для фиксирования заметок: Evernote, Google Keep, стандартные заметки (iOS/Android) и т.д. Каждый из этих сервисов дает качественные инструменты для работы с заметками, форматированием, упорядочиванием и т.д.
По опыту скажу так: важно, чтоб в самих заметках был порядок. Потому что когда их 10, все вроде ничего, но когда их 100 и больше и все они в одной папке, то что-то найти без поиска ну крайне сложно и занимает много времени. Поэтому однажды мне пришлось потратить день на то, чтоб навести порядок в заметках и раскидать их по папкам. Должен сказать что это мне очень упростило работу в последующие дни.
Ну и для больших документов, которые требуют более расширенного форматирования, конечно же, отличный инструмент — Google Documents.
Он поддерживает все распространенные форматы: .doc, .xls, .ppt и т.д. и дает широкий набор инструментов.
Конечно, есть намного больше сервисов и инструментов для организации своих дел, времени и бюджета. Если о всех писать, то получится очень большая статья, да и, скорее всего, это невозможно будет сделать.
Закончить хотелось бы следующим: берите инструменты и используйте их, экспериментируйте, не бойтесь что-то поменять — это в дальнейшем поможет вам с организацией и позволит увеличить производительность.
