Кожна людина рано чи пізно стикається з проблемою організованості. Читаючи статті блогерів і праці письменників, зауважив, що кожен вирішує цю проблему по-своєму, і, у основному, більшість з них вживає заїжджені фрази типу: «правильно розставляй пріоритети», і т.д., але мало хто говорить, які саме інструменти він використовує для цього.
За свій не такий вже і великий досвід роботи у IT-сфері я відкрив для себе кілька дуже цікавих інструментів, які використовую протягом останніх років як у роботі, так і у повсякденному житті для організації і планування робочого часу. І я хочу поділиться ними з вами.
Відразу скажу, що я не хочу піарити якийсь конкретний продукт, а лише розповісти про те, на чому зупинився, і по можливості дати альтернативні рішення.
Календар
Як би банально це не звучало, але календар - відмінний інструмент для планування свого часу. Сьогодні є безліч сервісів, таких як Google Calendar, Apple Calendar (який вже встановлений на i-девайсі), Microsoft Outlook і т.д., які надають відмінний набір функціоналу для планування свого часу і подій.
Чому це відмінний інструмент?
Календар завжди під рукою, і в будь-який момент в ньому можна щось змінити або створити нову подію з нагадуванням, наприклад, на місяць вперед.
Можна планувати свій день, тиждень, місяць, рік наперед. Особисто у мене це працює так: раз в тиждень, в неділю ввечері, я приділяю буквально 10-15 хвилин на те, щоб заповнити наступний тиждень, і вуаля: тиждень розпланована, я знаю, що в якийсь у мене день. Звичайно, є моменти, які змінюються протягом тижня, але все це швидко і зручно можна виправити.
Повідомлення, які можна налаштовувати як завгодно: за хвилину, за 5 хвилин, за день і т.д.
Повторювані події. Звичайно, у кожного дні проходять по-своєму, але я помітив, що особисто у мене багато подій повторюються з тижня в тиждень, і є лише незначні зміни, наприклад, зустрічі. Календар надає можливість створювати повторювані події: по днях, тижнях, місяцях, в конкретні дні, і т.д. - цих налаштувань там просто нереальна кількість. Тому досить витратити всього годину, щоб правильно налаштувати календар, повторювані події в ньому, а далі раз в тиждень витрачати по 10 хвилин, просто щоб підредагувати наступний тиждень.
Синхронізація. Більшість календарів представляють можливість синхронізації з різними пристроями. Це дуже зручно.
Особисто я зупинився на Google Calendar, і він мене дуже влаштовує. До того ж там є можливість синхронізуватися з календарем від Apple.
Списки справ (to-do листи)
Спочатку мені було трохи складно розібратися що краще: список справ або календар. І те, і інше - потрібні речі, але складно зрозуміти, як їх разом використовувати. Навіщо список справ, коли є календар, у якому все розплановано?
Але потім я зрозумів, у чому їх різниця особисто для мене. Список справ не прив'язаний до часу. Наприклад, є деякі справи, про які важливо пам'ятати, але вони не призначені на конкретний час або ж займають всього 5-10 хвилин. Наприклад, не забути купити хліб).
Тому це теж відмінний інструмент, який можна використовувати як у роботі, так і у повсякденному житті, разом з календарем, або ж окремо - кому як зручно.
Звичайно, можна вести список справ на листку паперу - старим добрим способом - але сьогодні є багато дуже зручних і якісних інструментів, таких як: ToDoist, WunderList, Things, 2Do, Remember The Milk і т.д. Всі вони є to-do листами практично з однаковим функціоналом, тільки від різних компаній, і у кожного свої «плюшки».
Особисто я довгий час користувався WunderList - і це відмінний інструмент, але потім заради експерименту вирішив спробувати ToDoist, який теж багато хвалять, і, чесно сказати, на останньому і зупинився і використовую його вже три роки.
Порівняємо ці додатки:
За функціоналом, що ToDoist, що WunderList, однакові. Це менеджер завдань, які можна виносити за різними списками (категоріям), ділитися списками з іншими користувачами, виставляти пріоритет завданням, і т.д.
Звичайно, відрізняються вони, в основному, своїми «пляшками» і інтерфейсом. У WunderList дуже приємний інтерфейс, трохи нагадує скевоморфізм, в ToDoist мінімалістичний інтерфейс, до якого після WunderList було складніше звикнути, але, тим не менш, він дуже зручний і практичний.
Що найбільше мені сподобалося в ToDoist, так це те, що він у мене стабільніше працював на телефоні і швидше синхронізуватися на старому доброму Андроїд. Я думаю, що зараз хлопці з WunderList у себе це поправили, але три роки тому для мене це стало головною причиною, чому я почав дивитися в бік інших to-do листів.
Що ще мені подобається в ToDoist, так це можливість виставити пріоритет завдань, які візуально відрізняються за кольорами: червоний, оранжевий, жовтий і без пріоритету - білий. Кожен трактує пріоритетність по-своєму: для когось це ступінь важливості завдання, для кого-то - ступінь терміновості і т.д.
Для себе я вивів таку формулу: червоний - ті, що я зроблю з ранку (до обіду), помаранчевий - під час обіду, жовтий - ввечері. Ну а білий практично не використовую або використовую як ще одна ланка, в залежності від того, якою буде день.
Ще одна функція, яка мені дуже подобається, це автоматичне розпізнавання дати. Наприклад, мені потрібно завтра подзвонити другу Кості. Для цього потрібно просто створити завдання простим натисканням кнопки + на телефоні і написати «Зателефонувати Кості завтра». «Завтра» розпізнається як дата, на яку потрібно відправити завдання, або ж «У понеділок привітати з ДР Петю» - створиться завдання на найближчий понеділок з текстом «Привітати з ДР Петю». Це дуже зручно.
Нотатки
Думаю, тут і так все зрозуміло. Ми кожен день пишемо якісь замітки на папері або в комп'ютері. На щастя, є також багато хороших інструментів, які можна використовувати для фіксування заміток: Evernote, Google Keep, стандартні замітки (iOS / Android) і т.д. Кожен з цих сервісів дає якісні інструменти для роботи з нотатками, форматуванням, упорядкуванням і т.д.
З досвіду скажу так: важливо, щоб у самих нотатках був порядок. Тому що, коли їх 10, все начебто нічого, але коли їх 100 і більше, і всі вони в одній папці, то щось знайти без пошуку ну вкрай складно і займає багато часу. Тому одного разу мені довелося витратити день на те, щоб навести порядок у нотатках і розкидати їх по папках. Повинен сказати що це мені дуже спростило роботу в наступні дні.
Ну і для великих документів, які вимагають більш розширеного форматування, звичайно ж, відмінний інструмент - Google Documents.
Він підтримує всі поширені формати: .doc, .xls, .ppt і т.д. і дає широкий набір інструментів.
Звичайно, є набагато більше сервісів та інструментів для організації своїх справ, часу і бюджету. Якщо про всіх писати, то вийде дуже велика стаття, та й, швидше за все, це неможливо буде зробити.
Закінчити хотілося б наступним: беріть інструменти й використовуйте їх, експериментуйте, не бійтеся щось змінити - це в подальшому допоможе вам з організацією та дозволить збільшити продуктивність.
