Як то кажуть: «Язик до Києва доведе». А до чого на проєкті можуть довести проєктного менеджера його комунікації?
Роль комунікації в процесі управління важлива, тому ця тема давно розглядається у десятках, якщо не сотнях, статей, а також у десятках книг, популярно роз'яснюється у різних відео блогах, піднімається на мітапах та конференціях. Так що з цієї теми існує достатньо цілком доступних матеріалів.
Тут я хотів би розказати про те, яким чином проєктному менеджеру можна направляти свою комунікацію для досягнення більшої користі. To make the most of it.
У кожного менеджера проєктів обов'язки розповсюджуються й на три основні напрямки комунікацій: замовники, команда та керівництво.
Вибудовування правильної комунікації у кожному з цих напрямків повинно мати свою мету та свій стиль. Свого часу, будучи ще в ролі Junior Project Manager з обов'язками бізнес-аналітика на додачу, я зіткнувся із тим, що писати стейкхолдерам проєкту, виявляється, доводиться досить багато і часто.
Що ж, подумав я, це чудова можливість покращити навички комунікації в електронному листуванні. Паралельно підтягувалися навички вербальної комунікації, вирішення конфліктів, тощо.
Тож, комунікації, як усе зі сфери soft skills, потрібно підтягувати не тільки теорією, а й постійною практикою. Practice makes perfect!
Але давайте зробимо один крок назад і розглянемо, навіщо взагалі потрібна комунікація на проєкті? Що ми всі отримуємо від того, що ставимо комусь запитання чи доносимо свої думки?
Основними відповідями є:
З'ясування та уточнення вимог
Збільшення розуміння поставлених перед ними завдань, очікувань та проєкту в цілому
З'ясування та затвердження пріоритетів
Розв'язання суперечних питань
Отримання погоджень, фідбеків
Інформування про успіхи, ризики та проблеми
Допомога у якихось операціях
А також додатково ми можемо отримати:
Побудову продуктивних взаємин із усіма учасниками комунікацій
Збільшення прозорості, про яку часто турбуються стейкхолдери, а також зростання довіри внаслідок цього
Мотивацію команди
Можливості делегування завдань
Попередження можливих проблем у майбутньому
Чотири важливих питання
Отже, згодом я прийшов до того, що якщо я хочу дійсно якісної та продуктивної комунікації, то щоразу маю ставити собі кілька важливих питань, а саме:
Яку конкретно проблему чи яке саме питання намагаюся вирішити?
Яка насправді від цього буде користь для проєкту?
Кого стосується ця комунікація?
Як найкраще подати потрібну інформацію або задатати питання?
Давайте розберемо кожен із цих пунктів докладніше. Чому вони такі важливі?
Додаємо конкретику
Перший — конкретика — говорить нам про те, що майже щоразу, турбуючи стейкхолдерів, членів вашої команди чи керівництво, ви так чи інакше намагаєтеся вирішити якесь питання чи, може, вже проблему.
Тому намагайтеся не надто відволікатися на персоналії, на другорядні речі, на якісь інші незначні моменти. Тримайте у фокусі ваше поки що відкрите питання або невирішену проблему, не розпилюйтеся.
І що ще більш важливе — чітко розумійте вашу мету та спрямовуйте меседж щодо неї. Також максимально зрозуміло формулюйте ваш меседж доступною і зрозумілою для адресата мовою. Нехай ваші повідомлення будуть такими, які не можна трактувати якось іншим чином, ніж ви того хотіли. Інакше ризикуєте потрапити на додатковий раунд пояснень того, чого ви саме хотіли.
Avoid ambiguity and hit the target!
Думайте про користь для проєкту
Другий пункт — користь для проєкту — просить вас щоразу валідувати, чи несе дана комунікація реальну користь для проєкту? Якщо ні, то навіщо вона?
Можливо, це взагалі на шкоду? А можливо, це просто ще один small talk для більшого розуміння вашого співрозмоника. Як тільки ви зрозумієте собі реальну користь тієї чи іншої комунікації, в якій ви берете участь, навчитеся і примножувати її з часом.
Намагайтеся робити ваші меседжі meaningful and really useful.
Враховуйте все коло осіб
Третій — кого стосується — враховуйте за можливості все коло осіб, яких ваша комунікація стосується, кого вона, можливо, зачепить, а також тих, кому про неї знати не слід.
Завжди перевіряйте і переперевіряйте, хто запрошений та присутній на мітингу, хто стоїть в адресатах ваших мейлів, хто в копії, а хто може ще і в прихованій копії, або ви пишете в чаті, де більше двох осіб.
Поміркуйте, чи всіх ви запросили, сповістили, чи з усіма вже проконсультувалися, чи належне це місце для поточної комунікації, чи навпаки є «зайві» люди в поточному каналі комунікацій, тощо.
Keep track of all affected!
Контролюйте подачу інформації
Ну і останнє — подача — те, як саме ви доносите інформацію або запитуєте.
Незважаючи що в кожного проєктного менеджера свій стиль комунікацій, значно важливіше потрапляти у звичний стиль стиль спілкування адресата, враховувати нюанси його психотипу, час комунікації, завантаженість, терміновість та інші фактри.
Також можна використати невеликі лайфхаки.
Наприклад, коли необхідно прокомунікувати не дуже хороші новини, можете слідувати так званому принципу «сендвічу»: хороше-погане-хороше. У цьому випадку спершу йде трохи позитивної інформації, далі власне проблема або погана новина, та й наприкінці трохи «цукру».
Підбиваючи підсумки цієї статті, можу сказати, що від якості вашої комунікації залежить дуже багато чого на проєкті, і тому не варто забувати про будь-яку можливість її поліпшити.
Не зайвим буде почати готуватися до ваших мітингів заздалегідь, також іноді не зайвим буде навіть написати план майбутньої промови або її короткі тези.
Це корисно тоді, коли ви щось збираєтеся презентувати або, як то кажуть, «продати», особливо, якщо рішення непопулярне. Дослідіть ваших адресатів щодо психотипу кожного і відповідно кращого методу комунікації з ними. Обирайте зручний час та канал для нетермінових повідомлень та найефективніший шлях для невідкладних.
Зважайте на вищенаведені пункти і покращуйте справи на проєкті через більш ефективні комунікації день за днем!
