Как говорится: «Язык до Киева доведет». А к чему на проекте могут довести проектного менеджера его коммуникации и какие вообще функции проджект менеджера важны в коммуникации?
Тема коммуникаций на проектах давно рассматривается в десятках, если не сотнях, статей, а также в десятках книг, разъясняется в различных видео блогах, поднимается на митапах и конференциях. Так что по этой теме существует достаточно доступных материалов. Здесь я хотел бы рассказать о том, каким образом проектному менеджеру можно направлять свою коммуникацию для достижения большей пользы, потому что правильное управление коммуникациями — одна из особенностей управления ИТ проектами.
To make the most of it.
Что делает проджект менеджер? Как известно, у проектного менеджера есть три основных направления коммуникаций: заказчики, команда и руководство.
Выстраивание правильной коммуникации в каждом из этих направлений должно иметь свою цель и свой стиль. В свое время, будучи еще в роли Junior Project Manager с обязанностями бизнес-аналитика вдобавок, я столкнулся с тем, что писать стейкхолдерам проекта, оказывается, приходится достаточно много и часто.
Что ж, подумал я, это отличная возможность улучшить навыки коммуникации в электронной переписке. Параллельно подтягивались навыки вербальной коммуникации, разрешение конфликтов и т.д.
Итак, коммуникации, как все из сферы soft skills, нужно подтягивать не только теорией, но и постоянной практикой.
Practice makes perfect!
Но давайте сделаем один шаг назад и рассмотрим, для чего вообще нужна коммуникация на проекте? Что мы все получаем от того, что задаем кому-то вопросы или доносим свои мысли?
Основными ответами являются:
- Выяснение и уточнение требований
- Увеличение понимания поставленных перед ними задач, ожиданий и проекта в целом
- Выяснение и утверждение приоритетов
- Решение спорных вопросов
- Получение согласований, фидбеков
- Информирование об успехах, рисках и проблемах
- Помощь в каких-либо операциях
А также дополнительно мы можем получить:
- Построение продуктивных отношений со всеми участниками коммуникаций
- Увеличение прозрачности, о которой часто беспокоятся стейкхолдеры, а также рост доверия вследствие этого
- Мотивацию команды
- Возможности делегирования задач
- Предупреждение возможных проблем в будущем
Четыре важных вопроса
Итак, впоследствии я пришел к тому, что если я хочу действительно качественной и продуктивной коммуникации, то каждый раз должен задавать себе несколько важных вопросов, а именно:
- Какую конкретно проблему или какой вопрос пытаюсь решить?
- Какая на самом деле от этого будет польза для проекта?
- Кого касается эта коммуникация?
- Как лучше подать нужную информацию или задать вопрос?
Давайте разберем каждый из этих пунктов подробнее. Почему они так важны?
Добавляем конкретику
Первый — конкретика — говорит нам о том, что почти каждый раз, беспокоя стейкхолдеров, членов вашей команды или руководство, вы так или иначе пытаетесь решить какой-то вопрос или, может, уже проблему.
Поэтому старайтесь не слишком отвлекаться на персоналии, на второстепенные вещи, на какие-нибудь другие незначительные моменты. Держите в фокусе ваш пока открытый вопрос или нерешенную проблему, не распыляйтесь.
И что еще более важно — четко понимайте вашу цель и направляйте месседж к ней. Также максимально понятно формулируйте ваш месседж доступным и понятным для адресата языком. Пусть ваши сообщения будут такими, которые нельзя трактовать каким-либо другим образом, чем вы того хотели. Иначе рискуете попасть на дополнительный раунд объяснений того, чего вы хотели.
Avoid ambiguity and hit the target!
Думайте о пользе для проекта
Второй пункт — польза для проекта — просит вас каждый раз валидировать, несет ли данная коммуникация реальную пользу для проекта? Если нет, то для чего она?
Может быть, это вообще во вред? А может быть, это просто еще один small talk для большего понимания вашего собеседника. Как только вы поймете себе реальную пользу той или иной коммуникации, в которой вы участвуете, научитесь и приумножать ее со временем.
Пытайтесь делать ваши месседжи meaningful and really useful.
Учитывайте весь круг лиц
Третий — кого касается — учитывайте по возможности весь круг лиц, которых ваша коммуникация касается, кого она, возможно, коснется, а также тех, кому о ней знать не следует.
Всегда проверяйте и проверяйте, кто приглашен и присутствует на митинге, кто стоит в адресатах ваших мейлов, кто в копии, а кто может еще и в скрытой копии, или вы пишете в чате, где больше двух человек.
Подумайте, всех ли вы пригласили, известили, со всеми ли уже проконсультировались, должно ли это место для текущей коммуникации, или наоборот есть «лишние» люди в текущем канале коммуникаций и т.д.
Keep track of all affected!
Контролируйте подачу информации
Ну и последнее — подача — то, как именно вы доносите информацию или спрашиваете.
Несмотря на то что у каждого проектного менеджера свой стиль коммуникаций, гораздо важнее попадать в привычный стиль стиль общения адресата, учитывать нюансы его психотипа, время коммуникации, загруженность, срочность и другие фактры.
Также можно использовать небольшие лайфхаки.
Например, когда необходимо прокоммуницировать не очень хорошие новости, можете следовать так называемому принципу «сэндвича»: хорошее-плохое-хорошее. В этом случае сначала идет немного положительной информации, далее собственно проблема или плохая новость, да и в конце немного «сахара».
Подводя итоги этой статьи, могу сказать, что от качества вашей коммуникации зависит очень многое на проекте, и потому не стоит забывать о какой-либо возможности ее улучшить.
Нелишне будет начать готовиться к вашим митингам заранее, также иногда не лишним будет даже написать план будущей речи или ее короткие тезисы.
Это полезно тогда, когда вы что-то собираетесь презентовать или, как говорится, «продать», особенно если решение непопулярно. Исследуйте ваших адресатов по психотипу каждого и, соответственно, лучшего метода коммуникации с ними. Выберите удобное время и канал для несрочных сообщений и самый эффективный путь для неотложных.
Учитывайте вышеприведенные пункты и улучшайте дела на проекте через более эффективные коммуникации изо дня в день!
