Герой нашего своего времени. О тайм-менеджменте

— Что ты хочешь?

— Я хочу убить время.

— Время очень не любит, когда его убивают.

Льюис Кэрролл, «Алиса в стране чудес»

За долгие годы эволюции человек поднаторел в искусстве убивания времени. Сел после работы поиграть в Ведьмака, моргнул пару раз, а за окном уже утро следующего дня. Пошел на кухню за 5-ой кружкой чая, а нетронутый список задач смотрит недоуменно тебе вслед. И назвать себя лентяем язык не поворачивается, задачи ведь каким-то образом решаются. Но в душе неспокойно от приближающихся дедлайнов, постоянного недосыпа и взгляда кота, которому ты забыл купить корм. Хочется «покоя, умиротворения и вот этой гармонии от слияния с бесконечно вечным».

В какой-то момент тайм-менеджмент становится просто необходим, чтобы балансировать между рабочими и личными задачами и при этом оставаться жизнеспособным персонажем.

Поделюсь несложными техниками по управлению временем, которые мне удалось внедрить в свою рутину, и которые помогли организовать мое личное и рабочее время. За основу взята система персональной продуктивности GTD, предложенная Дэвидом Алленом, техника тайм-блокинга и просто здравый смысл.

Проблемы

Проблема раз: Нас окружает слишком много дробленых задач из разных сфер жизни. Этот поток задач нужно контролировать и держать в голове, и это не позволяет нам расслабиться. Очевидное решение — выгрузить все из головы.

Проблема два: Мы встречаемся с задачей и хотим сразу же выполнить ее, а другие более приоритетные задачи откладываем на потом. Либо еще похлеще — пытаемся играть в игру под названием многозадачность.

Проблема три: У нас есть список задач на день, и мы пытаемся кровь из носу выполнить все запланированные дела. Вполне возможно, что мы сможем успешно выполнять план в течение некоторого времени, но кому нужен этот успех в комнате с мягкими стенами.

Подготовка

Почтовые фильтры. Первым делом на пути к светлому будущему стала настройка фильтров в почте.

Полчаса времени от хаоса к порядку во входящих: письма автоматически упорядочиваются по папкам (в Gmail для этого используются ярлыки). В некоторых почтовых клиентах (тот же Gmail) есть возможность создавать задачи из писем, что очень удобно.

Календарь. Наводим порядок в календаре. Здесь можно воспользоваться техникой тайм-блокинга. Это что-то вроде доски рабочей и личной рутины в виде блоков времени. Как это работает:

1. В первую очередь добавляем в календарь личные регулярно повторяющиеся блоки: сон, физическая активность, приемы пищи, отдых, время в пути, время с семьей.

2. Запланированные встречи и звонки.

3. Блоки с рабочими задачами, которые выполняются регулярно: составление отчетов, заполнение документации.

Для чего нужен тайм-блокинг?

Мы видим, куда уходит время, и меньше прокрастинируем.

Устанавливая временные рамки для нерабочих дел, мы защищаем свое личное время. Перестаем накидывать в график рабочие задачи вместо обеда или вечерней пробежки. А это в свою очередь помогает поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Инструменты тайм-блокинга: Google Calendar или Outlook.

Шаг 1: Определяем входящие

Скидываем весь поток входящей информации в одно место. Это может быть обычный физический блокнот или таск-менеджер.

Под входящей информацией подразумеваются рабочие задачи (написать письмо заказчику), встречи, звонки, запросы, дела личного характера (купить кошачий корм, записаться на ноготочки), идеи (попробовать новую технику тайм-менеджмента).

Создаем проекты (папки) под определенную сферу деятельности, к примеру: Personal, Work, Education, Blog, Travel. В эти проекты и будем накидывать задачи, касающиеся своей тематики.

Инструменты: Notes (или Todoist, Asana, Notion), физический ежедневник.

Шаг 2: Сортируем входящие

Проходимся по каждой входящей информации и определяем, что с ней делать:

• trash — не требует никакого действия (приглашение на семинар по тайм-менеджменту, который нас не интересует) — удаляем;
  

• reference — сейчас не требует действия, но в будущем может пригодиться (полезная статья, скидка на проживание на Booking) — добавляем в нужный проект;
  

• meeting — запланированная встреча или звонок — добавляем в календарь;

• reminder — напоминание об окончании подписки, страховки и т.п. — добавляем в календарь;

• task — задача, которая требует действия — добавляем в список задач и проект;
  

• control — задача, которую можно делегировать — добавляем в проект и в список ожидаемых задач с пометкой, кому делегирована задача.

Если задача займет меньше двух минут, выполняем сразу же. Если задача займет больше времени, определяем сроки ее выполнения: today, week, due date, someday.

В итоге должно вырисоваться расписание с задачами и встречами в любом удобном виде, к примеру: чеклист или тайм-блоки в календаре.

Шаг 3: Выполняем задачи

Берем и делаем. Тут ничего нового.

Проделываем такие действия на регулярной основе — вырабатываем привычку — контролируем свое время.

Смысл планирования — не выполнить как можно больше задач, а иметь свободное время на важные и интересные вещи.

Итог

Продумав свою структуру хранения записей и задач по разным сферам работы и жизни, вы быстро выгрузите лишнюю информацию из головы.

А это в свою очередь позволит оставаться более сфокусированным на текущих задачах и не терять информацию в процессе. Оседлайте хаос вокруг вас, и вы удивитесь, сколько свободного времени у вас есть на самом деле.