Известный американский изобретатель Томас Эдисон изобрел лампочку 140 лет назад. Правильнее будет сказать, что он первым сделал лампочку такой, какой мы ее знаем. Для достижения этой цели Эдисону понадобилось провести около 2-х тысяч различных экспериментов, и в конце концов ему это удалось.
Не подумайте, что данная статья будет об изобретении лампочки. Речь пойдет о Scrum, а точнее об одном из событий Scrum — ретроспективе спринта.
Я хотел подчеркнуть, насколько важно в любом деле совершенствоваться, развиваться и применять новые подходы. В этом и заключается суть ретроспективы спринта, так как данное событие, согласно Scrum Guide, преследует две цели:
провести инспекцию прошедшего спринта применительно к людям, отношениям, процессам и инструментам
создать план по внедрению этих улучшений в процесс работы команды
Во время ретроспективы команде необходимо выявить и обсудить:
То, что прошло хорошо в прошедшем спринте — продолжать использовать те командные действия, которые положительно влияют на результат нашей работы
События, которые негативно сказываются на работе — применить какие-то улучшения и устранить данное негативное влияние
Например, команде не хватает детального описания к требованиям задач, или можно применить какой-то плагин в работе, а может у Коли с Петей настолько напряженные отношения, что они не могут продолжать работать вместе, и нужно устранять конфликт. Все эти примеры можно обсудить на ретро, подумать, каким образом команда может устранить эти проблемы, повысив эффективность своей работы. Результат таких обсуждений необходимо зафиксировать и применить в будущем.
Стоит отметить, что для спринта длительностью 1 месяц ретроспектива не должна превышать 3 часа, она проводится в конце спринта и перед планированием следующего. На планировании важно учесть информацию с двух предыдущих событий: пересмотренный бэклог продукта и улучшения, которые может использовать команда в своей работе.
В ретро участвует вся Scrum команда — команда разработки, Product Owner и Scrum мастер.
Команда разработки занимается созданием продукта, и только ей принадлежит бэклог спринта — список задач, которые команда берет в спринт
Product Owner отвечает за достижение максимальной ценности продукта и это — единственный человек, который несет ответственность за бэклог продукта — список задач с требованиями к продукту
Scrum мастер несет ответственность за продвижение и поддержку Scrum в соответствии с руководством по системе
Мастеру уделяется важная роль при проведении ретроспективы. Во-первых, он должен фасилитировать все события. Во-вторых, мастер побуждает команду улучшать процесс разработки и подходы к работе. Он несет ответственность прежде всего за организацию Scrum процесса.
Scrum мастер применяет принципы фасилитации и модерирования при проведении ретро. В настоящее время эти два понятия практически слились в одно целое, и многие утверждают, что это одно и то же.
Общими являются:
Организация процесса групповой работы, направленная на достижение целей, поставленных перед группой
Модератор или фасилитатор ведет группу согласно составленному четкому плану, в результате чего участники должны достигнуть необходимого результата, понятого всем и принятого каждым из них
И модератор, и фасилитатор не должны влиять на конечный продукт обсуждения и навязывать свое мнение
На первый взгляд эти понятия идентичны, но все-таки между ними существуют небольшие отличия.
Модератор сдерживает группу в каких-то рамках и не дает дискуссии потерять суть, а фасилитатор дает больше свободы действий команде, содействуя её групповой работе. Модератор системно и структурировано ведет группу к желаемому результату. Фасилитатор помогает группе прийти к результату, опираясь на собственный опыт участников, подводя участников дискуссии к важным, но неочевидным решениям. Для Scrum Мастера при проведении ретро важно найти золотую середину — способствовать группой работе команде и не дать команде выйти за рамки дискуссии.
Чтобы ретроспективы были полезные и интересные, Scrum мастеру необходимо к ним тщательно готовиться. Для подготовки к проведению ретро Scrum мастеру необходимо иметь свой чек лист, который поможет не забыть и не упустить важные моменты. Ниже представлен пример такого чек листа:
Check list
Какая длительность ретроспективы? Scrum мастер следит за лимитом времени, чтобы ретро было не слишком затянутым.
Где можно найти результаты прошлой ретроспективы? Они должны где-то фиксироваться, чтобы Scrum мастер мог проверить их вместе с командой.
Учтена ли обратная связь относительно улучшения ретроспектив? Важно получать фидбек от команды о том, как прошла ретроспектива.
Какие задачи Scrum мастер должен был выполнить по результатам прошлого ретро? Если мастер обещал что-то сделать, то необходимо рассказать о статусе этих задач.
Какие существенные события были в течение спринта? Если были какие-то очень важные события, то важно сфокусироваться на этом в первую очередь.
Существует ли важная тема, которой стоило бы уделить достаточно времени в течение ретро? Возможно, команда планирует использовать новые технологии для своего продукта, в таком случае необходимо учесть все риски и продумать дальнейшие шаги.
Какую информацию необходимо подготовить для проведения ретро? Например, если Scrum мастер будет применять новые техники, то важно продумать, что он будет визуализировать и показывать.
Какие канцтовары необходимо взять на ретроспективу? Необходимо учесть, какие канцтовары могут понадобиться во время ретро (стикеры, ручки, маркеры, бумага, скотч, фотки и т.д.)
Рекомендуем курс по теме
Теперь давайте перейдем непосредственно к проведению ретро. Конечно, можно просто спросить Scrum команду о том, что же было хорошего или плохого в спринте, но если каждая ретроспектива будет проходить подобным образом, то скоро она станет скучной, неинтересной и малоэффективной.
Прежде всего, можно разбить ретро на несколько этапов и применять на каждом этапе различные техники для организации групповой работы с командой.
Хочу обратить ваше внимание, что данные этапы — не аксиома. В Scrum Guide сказано, что можно использовать различные техники и подходы в рамках Scrum, сохраняя его основные положения, изменения только приветствуется.
Итак, об этапах. Спринт ретроспективу мысленно можно разбить на 5 этапов:
Подготовка. На этом этапе нужно расшевелить команду и подготовить ее для дальнейшей дискуссии
Сбор данных. Команда собирает информацию о том, что прошло хорошо в спринте, а где есть проблемы
Генерация идей. Участники накидывают свои идеи о том, как можно устранить проблемы и улучшить командные действия
Планирование решений. После того, как все идеи озвучены, команда выбирает наиболее актуальные из них и обсуждает их воплощение
Завершение. В конце встречи подводятся итоги
На каждом этапе Scrum мастер может применять различные техники и способы взаимодействия с командой. Техники помогают разнообразить ретроспективы, сделать их интересными и полезными, при этом команда будет каждый раз смотреть на свою работу под разным углом.
Будем идти по порядку и начнем с этапа «Подготовка», ее можно провести следующим образом:
Location. Для проведения данного упражнения понадобится какой-то предмет, например стул. Scrum мастер ставит стул в центре комнаты и попросит команду представить, что этот стул — это цель спринта. После этого он каждый участник располагается по отношении к стулу на близком расстоянии, если человек считает, что цель выполнена, и на дальнем, если она не выполнена. После этого можно попросить каждого прокомментировать свое расположение. Стоит отметить, что вопросы команде могут быть самые разные.
Игра в ассоциации. Scrum Мастер просит команду описать прошедший спринт одним словом. Можно предложить сравнить его с погодой или машиной. По эмоциям участников встречи и по их ассоциациям будет понятно, насколько спринт был удачным. Например, кто-то скажет, что спринт напоминает старую девятку, у которой дверь отвалилась в середине спринта, но потом удалось её прикрутить. Потом эта информация будет детально рассмотрена участниками на следующих этапах, а именно, почему это произошло и что сделать, чтобы такого не было в будущем.
Mad, Sad, Glad. Эти три слова необходимо написать на флипчарте или борде, и команда по кругу делится своими чувствами, которые соответствуют этим словам. Лучше не использовать это упражнение часто, так как можно выплеснуть много негативных эмоций.
Переходим к следующему этапу — «Сбор данных». Здесь необходимо вспомнить первую из двух целей ретроспективы — инспекция, направленная на себя по отношению к людям, взаимоотношениям, процессам и инструментам, то есть нам необходимо собрать данные о том, как у нас проходит работа. Давайте рассмотрим техники, которые можно применять на данном этапе.
Proud, thank you, learned. Очень хорошее упражнение, которое следует проводить почаще. Необходимо разделить доску на 3 части и написать: Proud, thank you, learned. После чего Scrum мастер просит команду написать на стикерах ответы на такие вопросы: «Чем каждый член команды гордится?», «Кого хочет поблагодарить?», «Чему научился за прошедший спринт?», участники клеят стикер на одну из 3-х частей, которой соответствует стикер, и комментируют написанное.
Timeline. Данная активность поможет восстановить в памяти события прошедшего спринта. Необходимо нарисовать временную линию на борде, каждый участник восстанавливает в памяти все важные события, записывает событие на стикере и клеит его на линию, кратко рассказывая о нем. Когда команда воссоздаст всю картину спринта, то у нее появится хороший набор данных перед следующим этапом — «Генерация идей».
Проверка ДЗ. Название этой техники говорит само за себя. Все пункты, которые команда согласовала к выполнению на прошлой ретроспективе, необходимо проверить. Какие из пунктов выполнены или применяются? А какие еще предстоит применить в будущем? Для фиксации результатов ретроспективы подойдет любой удобный для вас инструмент.
После того, как все данные собраны, можно перейти к этапу «Генерация идей».
На этом этапе можно применять следующие техники:
Continue, Start, Stop. Необходимо разделить борд на 3 части. В каждой части пишем одно из 3-х слов — Продолжать, Начать, Прекратить. Участники пишут, что команде стоит продолжать делать, что стоит начать делать, а что вообще стоит перестать делать. Одна идея — один стикер. Каждый участник клеит свой стикер на соответствующую часть доски и комментирует свои идеи. Можно объединить похожие идеи в кластеры. Когда у команды будет несколько идей, участники встречи могут проголосовать, какие из них наиболее важные и требуют немедленного выполнения. Данную технику Scrum мастер может видоизменять, поменяв три слова. Например он может написать — «Больше, Меньше, Перестать» или «Перестать, Начать, Попробовать».
Brainstorm. Для этой активности понадобится обычный лист бумаги и ручки для всех членов команды. Каждый по очереди пишет одну свою идею по улучшению работы команды и передает лист соседу по кругу. Лист передается до тех пор, пока у команды не иссякнут идеи или не выйдет установленное время. После того, как все идеи записаны, их озвучивают всей команде.
Sailboat. Scrum мастер рисует лодку и просит представить участников встречи, что это их команда. Потом он рисует якоря и объясняет команде, что это то, что тянет ее вниз. Затем он изображает паруса — то, что толкает команду вперед. Также можно нарисовать скалы и рифы (риски) или горизонт (наши надежды). Каждый член команды заполняет рисунок стикерами, после чего команда обсуждает все изложенные мысли и фиксирует свои идеи об улучшении рабочего процесса. Данную технику можно немного изменить и провести в другом виде. Вместо парусника можно использовать воздушный шар или гоночный болид с препятствиями. Стоит отметить, что эту активность можно уже применять на предыдущем этапе, так как это упражнение включает часть действий по сбору данных командой.
Итак, команда озвучила все свои мысли и идеи. Теперь пришло время для этапа «Планирование решений». Давайте рассмотрим техники, которые нам могут помочь в этом:
Dot voting. Если команда озвучила много идей, то необходимо выбрать наиболее актуальные и важные из них, так как невозможно решить все проблемы сразу. Для этого Scrum мастер просит представить, что у каждого члена команды есть 3 воображаемые точки, ими необходимо проголосовать за три наиболее важные идеи. Идеи, которые соберут наибольшее количество голосов будут переведены в статус «Action Points» и должны быть выполнены в будущем.
Дебаты. После проставления приоритетов можно разбить команду на части и обсудить идеи в небольших группах. Это стоит делать только тогда, когда у вас достаточно много участников дискуссии, или часть команды находится в другом офисе, и проводятся несколько ретроспектив. После обсуждения участники встречи делятся своими мыслям. Также можно попросить команду устроить дебаты между группами, в результате которых должны быть согласованы общие совместные решения.
Top list. Данное упражнение также стоит использовать после приоритезации идей команды. Нужно взять наиболее актуальные темы и обсудить каждую идею последовательно.
На последнем завершающем этапе ретроспективы спринта важно подвести итоги данного события. Должны быть сформированы Action Points — это те пункты, которые команда договорилась применить в своей работе для достижения прогресса. Команда после ретро должна остаться воодушевленной и мотивированной, чтобы продолжать внедрять улучшения.
На завершающем этапе можно также провести так называемую «Ретроспективу ретроспективы», то есть получить обратную связь Scrum мастером от остальной команды. Для этого можно попросить участников встречи написать на стикерах их отзывы о ретроспективе с их предложениями. Scrum мастер будет учитывать эту информацию при проведении будущих ретроспектив. Вместо отзывов на стикерах, Scrum мастер может также получить фидбек от команды, проведя анкетирование.
Ретроспектива спринта — важное событие Scrum, во время которого команда оценивает себя и свою работу, а также составляет план по улучшению своей деятельности. Но важно не только составить план, но и придерживаться данного плана между ретроспективами. Поэтому уделяйте особое внимание дальнейшей работе с Action Points, применяйте новые подходы, практики, технологии, устраняйте препятствия, улучшайте организацию работы команды — ведь от этого зависит эффективность команды, качество и успех проекта.
Если хотите стать Project manager, курсы — эффективный способ узнать о профессии и приобрести практические навыки.
