Все частіше і частіше останнім часом зустрічаються проекти, в яких команди знаходяться в різних країнах і навіть континентах. Команда розробки може бути в Штатах, тестування — в Європі, менеджменту в Азії, а аналітики в Австралії. У зв'язку з цим все частіше виникають проблеми комунікації між командами.
Чому ж так відбувається? Причини в відстані між командами, різниці в часових поясах і культурі, обмеженні каналів передачі даних. Адже коли ми працюємо в одному офісі, то інформація передається «повітряно-крапельним шляхом». Члени команди можуть обмінюватися даними за чашкою кави на кухні, в курилці, в одному ліфті або просто підійти і запитати.
Через нестачу спілкування в розподіленій команді інформація передається з великими спотвореннями, іноді з неї викидаються важливі компоненти. Що ж відбувається в такій команді? Члени команди втрачають ідентифікацію з проектом, ідентифікацію з роботодавцем, частину відповідальності, а може бути і командної роботи. Буває і навпаки: коли ми недоотримуємо інформацію, наш мозок починає сам її придумувати. В результаті масштаби катастрофи обмежені тільки нашою уявою.
І через пару місяців роботи усі дедлайни пропущені і проект провалений. Як же з цим боротися? Існує маса статей і рекомендацій на цю тему, але було б непогано виділити тільки основні пункти і не зариватися в масу інформації.
Соціальні зв’язки
Для початку треба визначити важливі аспекти існування такого поняття як «успішна команда». У процесі дослідження вчені прийшли до висновку, що при роботі в колективі важливі не стільки інтелектуальні здібності кожного з членів групи, скільки їх соціальна сприйнятливість, співвідношення жінок і чоловіків та наявність одного лідера. Таким чином, можна виділити деяку характеристику групи, что нагадує людський IQ. Її називають соціальним інтелектом. Дослідження також показали, що з завданнями завжди найкраще справляються групи, де є соціальні зв'язки в команді. Тобто люди не тільки працюють разом, але й підтримують стосунки всередині групи.
Як же можна побудувати такі відносини у віддалених командах? Для цього доведеться трохи побути детективом. Дізнайтеся, чим цікавиться ваш колега - соціальні мережі вам на допомогу, як звуть його собаку, кішку, чи він/вона одружений/заміжня. І починайте розмову з питання про його життя. Не зі звичного «як справи», а, наприклад, з питання «як ти вчора відпочив в клубі» (так і скажіть: бачив на Фейсбуці пост). Запитайте, як його собака. А жінки можуть взагалі годинами розповідати про своїх дітей. Вітайте колег особисто з днем народження і національними святами його країни (в цьому випадку вам знадобиться Гугл). Враховуйте різницю в менталітеті і не задавайте «незручних» запитань людині. І не забувайте розділяти робоче та особисте спілкування.
На жаль, кількість таких каналів для віддалених команд сильно обмежена. А, точніше, їх всього лише два: аудіо/відео і письмові повідомлення.
- Відео call
«Виходьте із тіні»: візьміть за правило спілкуватися тільки через увімкнену камеру. Коли роками спілкуєшся, бачачи тільки аватарку на екрані, неможливо побудувати соціальні зв'язки: для вас вона буде просто неживим предметом, як і для вашого співрозмовника.
Підтримуйте зоровий контакт. Не дивіться в бік. Нехай камера стоїть на тому ж моніторі, де ви бачите зображення вашого співрозмовника.
Переконайтеся, що вас добре видно і чутно, і що немає затримки звуку або зображення.
Зображуйте правильну емоцію на обличчі. Якщо ви повідомляєте сумні новини — обличчя відповідне. Відкрито посміхайтеся або смійтеся у відповідь на жарти.
Активно слухайте. Не мовчіть, кивайте головою, погоджуйтеся, не перебивайте. Якщо треба щось уточнити, то повторюйте фразу вашого співрозмовника для уточнення, особливо якщо він говорить не на вашій рідній мові. Так ви уникнете непорозумінь.
Перевіряйте, що за вами на відео. Мені розповіли історію, як під час важливої наради по скайпу з дому одного менеджера чоловік пройшовся за спиною голий. Вона не відразу помітила, що трапилося, але інцидент малоприємний.
- Аудіо call
Завжди озвучуйте, що ви робите прямо зараз в паузах. Ваш співрозмовник вас не бачить, і те, що ви замовкаєте під час розмови, може викликати відчуття розгубленості. Говоріть, що ви, наприклад, записуєте зараз всю інформацію, що обговорили тільки що.
Не використовуйте «ОК» в розмові з носієм мови. Неправильна інтонація може сприйматися як «ну ладно, так і бути, зроблю».
Не мовчіть і, якщо чогось не знаєте, краще запитайте. Враховуйте різницю менталітету в цьому випадку. Радянська школа нас вчила, що запитують тільки дурні люди. У американців, навпаки, вважається що дурних питань не буває. У поляків не прийнято питати, зате у них є наради для «уточнення деяких пунктів». Німці люблять добре сформульовані питання тільки по справі.
Письмові повідомлення
- Листи
Надсилайте листи щоранку. Якщо вам треба подумати над відповіддю, відразу напишіть, що дасте відповідь через пару днів. Складні «емоційні» листи пишіть тільки після того, як ваші емоції охололи.
Якщо вам потрібна інформація або щось від вашого колеги, то ввічливо сформулюйте запит, оформлюйте це як прохання, а не наказ або вказівку. Запитайте, чи є можливість виконати ваш запит і вточніть терміни виконання. Можна навіть описати те, що станеться, якщо клопотання не буде виконане у певний термін.
Задавайте конкретні питання, надсилайте на твердження за допомогою постскриптуму, наприклад: «Я так зрозумів, це те, що ви очікуєте, якщо немає іншої інформації»
Завжди переконуйтеся, що ваш лист дістався адресата.
Знайдіть правильний компроміс в спілкуванні.
- Чати
Розділіть робочі і особисті чати. Визначте окремий чат для спаму у вашій команді. Окремий чат для тестувальників і для розробників і один загальний чат для команди.
Треба пам'ятати, що часто інформації недостатньо. Дуже поширені проблеми через неявні знання, того, про що не йдеться. Визначте такі області ризику, сформулюйте необхідні питання. А буває навпаки: багато слів, потік думок, з яких важко виділити необхідну інформацію.
І наостанок: в роботі з розподіленими командами завжди шукайте «золоту середину», адже, може, через пару років частина вашої команди буде працювати з Марсу, і вам доведеться шукати підходи для роботи з ними :)
