Герой нашого часу. Про тайм-менеджмент

— Що ти хочеш?

— Я хочу вбити час.

— Час дуже не любить, коли його вбивають.

Льюїс Керролл, «Аліса в країні чудес»

За довгі роки еволюції людина досягла вершини в мистецтві вбивства часу. Сів після роботи пограти у Відьмака, моргнув кілька разів, а за вікном уже ранок наступного дня. Пішов на кухню за 5-м кухлем чаю, а повний список завдань дивиться дивно тобі вслід. І назвати себе ледарем не можна, адже завдання якимось чином вирішуються. Але в душі неспокійно від дедлайнів, що наближаються, постійного недосипання і погляду кота, якому ти забув купити корм.

Хочеться «спокою, умиротворення і ось цієї гармонії від злиття з нескінченно вічним».

У якийсь момент тайм-менеджмент стає просто необхідним, щоб балансувати між робочими та особистими завданнями і при цьому залишатися життєздатним персонажем.

Поділюсь нескладними техніками з управління часом, які мені вдалося впровадити у свою рутину, і які допомогли організувати мій особистий та робочий час. За основу взято систему персональної продуктивності GTD, запропоновану Девідом Алленом, техніку тайм-блокінгу і просто здоровий глузд.

Проблеми

Проблема раз: Нас оточує дуже багато подрібнених завдань із різних сфер життя. Цей потік завдань потрібно контролювати і пам'ятати, і це не дозволяє нам розслабитися. Очевидне рішення — вивантажити все з голови.

Проблема два: Ми зустрічаємося із завданням і хочемо відразу ж виконати його, а інші пріоритетніші завдання відкладаємо на потім. Або ще дужче — намагаємося грати в гру під назвою багатозадачність.

Проблема три: У нас є список завдань на день, і ми намагаємось кров із носа виконати всі заплановані справи. Цілком можливо, що ми зможемо успішно виконувати план протягом певного часу, але кому потрібен цей успіх у кімнаті з м'якими стінами.

Підготовка

Поштові фільтри. Насамперед на шляху до світлого майбутнього треба налаштувати фільтри у пошті.

Півгодини часу від хаосу до порядку у вхідних: листи автоматично впорядковуються папки (у Gmail для цього використовуються ярлики). У деяких поштових клієнтах (також Gmail) є можливість створювати завдання з листів, що дуже зручно.

Календар. Наводимо порядок у календарі. Тут можна скористатися технікою тайм-блокінгу. Це щось на зразок дошки робочої та особистої рутини у вигляді блоків часу. Як це працює:

1. Насамперед додаємо в календар особисті блоки, що регулярно повторюються: сон, фізична активність, прийоми їжі, відпочинок, час у дорозі, час з сім'єю.
2. Заплановані зустрічі та дзвінки.
3. Блоки з робочими завданнями, що виконуються регулярно: складання звітів, заповнення документації.

Навіщо потрібен тайм-блокінг?

Ми бачимо, куди йде час, і менше прокрастинуємо.

Встановлюючи часові рамки для неробочих справ, ми захищаємо свій особистий час. Перестаємо накидати у графік робочі завдання замість обіду чи вечірньої пробіжки. А це у свою чергу допомагає підтримувати баланс між роботою та особистим життям.

Інструменти тайм-блокінгу: Google Calendar або Outlook.

Крок 1: Визначаємо вхідні

Скидаємо весь потік інформації в одне місце. Це може бути звичайний фізичний блокнот чи таск-менеджер.

Під вхідною інформацією маються на увазі робочі завдання (написати лист замовнику), зустрічі, дзвінки, запити, справи особистого характеру (купити котячий корм, записатися на нігтики), ідеї (спробувати нову техніку тайм-менеджменту).

Створюємо проекти (папки) під певну сферу діяльності, наприклад: Personal, Work, Education, Blog, Travel. У ці проекти і накидатимемо завдання, що стосуються своєї тематики.

Інструменти: Notes (або Todoist, Asana, Notion), фізичний щоденник.

Крок 2: Сортуємо вхідні

Проходимося по кожній вхідній інформації та визначаємо, що з нею робити:

• trash — не вимагає жодної дії (запрошення на семінар з тайм-менеджменту, який нас не цікавить) — видаляємо;
• reference — зараз не вимагає дії, але в майбутньому може стати в нагоді (корисна стаття, знижка на проживання на Booking) — додаємо в потрібний проект;
• meeting — запланована зустріч або дзвінок — додаємо до календаря;
• reminder — нагадування про закінчення підписки, страховки тощо — додаємо в календар;
• task — завдання, яке вимагає дії — додаємо до списку задач та проект;
• control — завдання, яке можна делегувати — додаємо в проект і до списку очікуваних завдань із позначкою, кому делеговано завдання.

Якщо завдання триватиме менше двох хвилин, виконуємо відразу. Якщо завдання займе більше часу, визначаємо терміни його виконання: today, week, due date, someday.

У результаті має вимальовуватися розклад із завданнями та зустрічами у будь-якому зручному вигляді, наприклад: чекліст або тайм-блоки в календарі.

Крок 3: Виконуємо завдання

Беремо і робимо. Тут нічого нового.

Виконуємо такі дії на регулярній основі — виробляємо звичку — контролюємо свій час.

Сенс планування — не виконати якнайбільше завдань, а мати вільний час на важливі та цікаві речі.

Підсумок

Продумавши свою структуру зберігання записів та завдань з різних сфер роботи та життя, ви швидко вивантажите зайву інформацію з голови.

А це, у свою чергу, дозволить залишатися більш сфокусованим на поточних завданнях і не втрачати інформацію в процесі.

Осідлайте хаос навколо вас, і ви здивуєтеся, скільки вільного часу у вас є насправді.